Lavorare da Remoto: Suggerimenti per Gestire un Ufficio Virtuale in Modo Efficiente

Negli ultimi mesi, il mondo è stato testimone dell’inimmaginabile. La pandemia di COVID-19 ha colpito le aziende di tutto il mondo e ha impedito di recarsi sul posto di lavoro. Anche le organizzazioni che erano preparate per una crisi globale hanno comunque sofferto. Dopo la recente esperienza con gli uffici virtuali, il lavoro a distanza è destinato a diventare la nuova norma o comunque un’opzione interessante per molte aziende.

Molti imprenditori e manager, comunque, stanno ora fati per cando a gestire i loro team a distanza e potrebbero dover continuare ad affrontare queste problematiche per un altro periodo o in futuro. Tuttavia, la gestione dei lavoratori da remoto è un compito più semplice di quanto possa sembrare ad alcune aziende.

Il lavoro a distanza è ora una necessità per i datori di lavoro piuttosto che un’opzione. I dirigenti d’azienda e gli imprenditori devono individuare e implementare le  migliori techniche per gestire i lavoratori a distanza. Il compito può apparire intimidatorio, soprattutto per i manager alle prime armi o i proprietari di aziende che non erano preparati o non avevano mai considerato questa opzione.

Per alcune aziende, le abituali strategie e strumenti per il lavoro a distanza possono aver funzionato. Tuttavia, l’impatto e l’imprevedibilità di questa crisi richiedono che un’azienda trovi strategie migliori. Un’azienda deve cercare modi altamente efficienti per gestire i team a distanza. Questo consente di garantire la continuità delle operazioni e ha un impatto anche sulle proprie possibiltà di espandersi in paesi esteri.

Tecniche Testate per la Gestione di Team Remoti

Ecco alcuni consigli collaudati per la gestione dei lavoratori da remoto e per garantire una produttività costante e risultati positivi per l’azienda:

Garantire la Sicurezza

La gestione di team remoti richiede una solida struttura a livello informatico. Il mantenimento della sicurezza e della qualità dell’infrastruttura IT è altrettanto importante per il business. Ciò include protezioni contro il phishing, i messaggi o le e-mail fraudolente, l’archiviazione dei dati e il trasferimento sicuro dei dati. È fondamentale per l’azienda stabilire canali sicuri per il trasferimento di dati sensibili all’interno dell’azienda e con i clienti. L’azienda deve inoltre disporre degli strumenti di sicurezza per garantire la legittimità degli allegati. L’accesso protetto da password è un altro modo per garantire un accesso sicuro ai dati.

Tecnologie Efficienti per la Gestione dei Lavoratori Remoti

Un altro modo efficace di gestire i team remoti è quello di rimanere costantemente in contatto con i dipendenti. Trovare le giuste tecnologie per mantenere un flusso costante di comunicazione tra l’azienda e i suoi dipendenti è fondamentale. Gli strumenti di videochiamata, l’archiviazione dei dati in cloud e gli strumenti di assegnazione dei compiti sono alcune opzioni che possono essere prese in considerazione per un ufficio remoto.

Considerare Possibili Problemi di Connessione

I dipendenti possono subire interruzioni di corrente o problemi di rete che possono impedire loro di rimanere costantemente collegati all’azienda. Ciò può influire sulla loro capacità di raggiungere determinati obiettivi e soddisfare le aspettative del datore di lavoro. È importante per l’azienda avere a disposizione modi alternativi per connettersi con i dipendenti come, ad esempio, tramite conversazioni telefoniche. È buona norma anche fissare un obiettivo per ricevere i rapporti di lavoro alla fine della giornata per stimare la produttività dei dipendenti.

Mantenere il Processo di Lavoro Semplice

È essenziale mantenere il sistema di lavoro semplice e fattibile, senza un inutile burocratizzazione. Un’azienda può mantenere le proprie applicazioni sul cloud per un più facile accesso remoto da parte dei dipendenti. Un altro modo è quello di utilizzare uno strumento di programmazione dei compiti per assegnare e monitorare il lavoro che un dipendente deve svolgere in un determinato periodo di tempo.

Dare Priorità ai Risultati, non all’Attività

Mentre gli strumenti di tracciamento delle attività sono utilizzati in modo dilagante dai datori di lavoro, si consiglia di non utilizzare tali strumenti per calcolare le prestazioni di un dipendente. Potrebbe essere impossibile per un dipendente mantenere un alto livello di attività o di orari di lavoro mentre lavora da casa. Inoltre, la natura del lavoro può anche impedire al dipendente di mantenere un’alta percentuale di attività lavorativa nel corso della giornata. Si suggerisce, quindi, di concentrarsi sui risultati ottenuti a fine giornata piuttosto che sull’attività del dipendente.

Preparazione Per il Lungo Periodo

Nessuno può prevedere la durata dello stop ai viaggi o dei blocchi imposti dal coronavirus in tutto il mondo. È importante preparare il proprio business a lungo termine adottando tecnologie, strumenti di reporting e politiche di lavoro a distanza. Un’azienda deve sfruttare gli strumenti di comunicazione digitale e aggiornare le proprie strategie di gestione se non lo ha già fatto.

Offrire Supporto ai Dipendenti

Improvvise interruzioni del flusso di lavoro può mettere in difficoltà non solo i dirigenti, ma anche i loro dipendenti. È essenziale stabilire un canale di comunicazione aperto e sempre disponibile per consentire ai dipendenti di elencare le loro preoccupazioni e i loro problemi davanti all’azienda. I datori di lavoro devono anche assicurarsi che i dipendenti siano in grado di esprimere le loro opinioni e le loro ansie relative al lavoro a distanza o a qualsiasi altro problema legato al lavoro.

Dare il Giusto Esempio

Un datore di lavoro deve dare l’esempio. Un’azienda deve assicurarsi di andare nella giusta direzione per mantenere i propri dipendenti felici ed efficienti. Per questo, l’ottimismo e l’incoraggiamento possono aiutare i manager ad aumentare la fiducia e la produttività del loro team. Lavorare da casa può essere più difficile per alcuni dipendenti che devono destreggiarsi tra la vita personale e quella professionale. Un’azienda deve entrare in empatia e comprendere i problemi dei dipendenti e permettere loro di lavorare in un ambiente più favorevole.

Fidati dei Tuoi Lavoratori da Remoto

Un’azienda deve avere fiducia nei propri dipendenti e pensare che essi lavoreranno in sinergia con gli obiettivi e la missione dell’azienda. Un datore di lavoro deve, quindi, imparare a gestire in modo efficiente la propria forza lavoro senza una costante sorveglianza su di essa e consentire flessibilità e libertà nel loro lavoro.

Assumere Lavoratori a Distanza

Il modo più efficiente di gestire i team a distanza è quello di assumere dipendenti che si sentano a proprio agio a lavorare da remoto nel lungo periodo. Un’azienda può optare per i lavoratori a distanza e assumere individui che sono a loro agio con l’idea di un ufficio virtuale piuttosto che uno fisico. Questo permette all’azienda di assumere professionisti da località lontane e di sfruttare il mercato globale del reclutamento per assumere talenti di qualità.

Come le PEO Semplificano la Gestione dei Team Remoti

Per alcune aziende, il lavoro a distanza può essere diventato la nuova normalità. Per altre, invece, può rimanere un punto dolente nel lungo periodo. Il passaggio da un ufficio fisico a un ufficio virtuale può essere un compito difficile sia per il datore di lavoro che per i dipendenti. Quindi, chiedere l’assistenza di una PEO può aiutare l’azienda a risolvere questo problema.

New Horizon Global Partners fornisce alle aziende soluzioni per l’impiego, la gestione delle retribuzioni, l’assistenza alle assunzioni e supporto costante per garantire la conformità. NHGP può aiutare le aziende a gestire in modo efficiente i team remoti e a gestire virtualmente le loro operazioni sia nei mercati nazionali che globali. Utilizzare una PEO internazionale come NHGP può consentire alle aziende di concentrarsi sulla produttività e sui risultati, mentre i requisiti delle risorse umane sono gestiti in remoto dalla PEO.

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