Perspectives Internationales

Comment convertir des freelances en employés

Les freelances sont des personnes précieuses pour la plupart des entreprises. Cependant, il arrive souvent un moment où, pour des raisons commerciales ou juridiques, les entreprises doivent réfléchir à la manière de convertir les freelances/entrepreneurs en employés.

Nous vous présentons ici les principales étapes à suivre si vous souhaitez convertir un entrepreneur indépendant en employé.

Pourquoi faire appel à des entrepreneurs?

Le recours à des entrepreneurs (ou «freelances» – les termes sont souvent utilisés de manière interchangeable), plutôt qu’à des employés, a connu une croissance exponentielle ces dernières années. C’est en quelque sorte lié à la croissance de «l’économie des petits boulots» en tant que composante cruciale de la main-d’œuvre mondiale.

Upwork, la plus grande place de marché des freelances/entrepreneurs au monde, mène chaque année des enquêtes pour examiner l’état du marché des freelances. Selon l’étude « Freelancing in America » d’Upwork en 2019, 35% de la main-d’œuvre américaine sont des freelances. Dans une autre enquête plus récente, 61% des entreprises interrogées ont indiqué que leur entreprise manquait de personnel ou de compétences pour atteindre leurs objectifs. En conséquence, 52% des équipes ont indiqué avoir dû retarder ou annuler des projets. Il y a de fortes chances que ce type de vide soit comblé par les entreprises qui embauchent des entrepreneurs ou des freelances, étant donné que les lacunes sont souvent temporaires et doivent être comblées immédiatement.

Trouver le bon mélange entre entrepreneurs et employés pour votre entreprise est un défi permanent pour les entreprises en croissance, en particulier pour celles qui sont dans une logique d’expansion internationale.

Nous étudions plus en détail le mélange approprié entre les freelances et les employés dans l’article Les meilleurs outils pour gérer des RH au niveau international

Quelle est la différence entre un entrepreneur et un employé?

La distinction précise entre «entrepreneur» et «employé» peut prêter à confusion. Après tout, les employés n’ont-ils également pas, comme les entrepreneurs, de contrats de travail ou de « contrats » en place ? La distinction entre les deux ne repose pas sur l’existence d’un contrat, mais sur la relation entre les deux parties. De manière générale :

  • Le travail d’un employé est étroitement lié aux opérations de l’entreprise elle-même.
  • Lorsqu’une relation de travail existe entre l’entreprise et l’employé, les deux parties se doivent mutuellement des obligations en vertu du droit du travail. Par exemple, dans la plupart des pays, la discrimination contre les employés sur la base de «caractéristiques protégées», telles que le sexe, l’appartenance ethnique, l’âge et le handicap, est interdite;
  • Le travail de l’entrepreneur est indépendant de l’entreprise.
  • En tant que relation purement contractuelle, les deux parties «sont égales» et ne sont tenues d’agir que conformément au contrat entre les deux. Toutes les tâches sont librement négociées dans le contrat, plutôt qu’appliquées par les lois sur l’emploi et le travail.

Il n’y a pas de «règle unique» qui détermine si un individu a le statut d’entrepreneur ou d’employé. Il existe plutôt une série de facteurs qui, considérés dans leur ensemble, amènent les autorités à déterminer qu’une personne est un employé plutôt qu’un entrepreneur. Outre la relation entre les deux parties, ces «tests» prennent en compte le degré de contrôle financier et comportemental présent dans la relation.

Bien qu’il existe des différences dans la manière dont les autorités fiscales classifient les employés dans différents pays, de nombreux pays adoptent un test similaire, notamment les États-Unis, l’Australie et le Royaume-Uni.

Pour plus d’informations sur cette distinction, lire l’article suivant : Quelle est la différence entre employés et entrepreneurs indépendants ?

Pourquoi convertir les entrepreneurs en employés?

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles il pourrait être souhaitable de convertir un entrepreneur en employé. Nous les exposons ci-dessous :

L’entrepreneur est mal classé

Une erreur de classification des employés se produit lorsqu’une personne est classée comme entrepreneur par un client mais que la véritable nature de la relation est celle de l’emploi.

En savoir plus sur « Que signifie une classification erronée des employés ? »

Une classification erronée est souvent une violation des lois sur l’emploi et la fiscalité. Les autorités souhaitent mettre un terme aux erreurs de classification pour plusieurs raisons:

  • Collecte d’impôts efficace
  • Les impôts des employés sont généralement retenus et soumis aux autorités par les employeurs (souvent appelés «charges sociales»). En revanche, les entrepreneurs sont généralement responsables du paiement de leurs propres impôts. Il est plus difficile pour les autorités de percevoir le bon montant de taxe lorsqu’un entrepreneur est mal classé;
  • Sous-imposition
  • Les entrepreneurs sont souvent autorisés à déduire une gamme de dépenses de leur revenu brut que les employés ne sont pas autorisés à faire (par exemple, le matériel de transport et de bureau). Les entrepreneurs mal classés paient ainsi ;oins d’impôts qu’ils ne le devraient;
  • Absence de paiement des prestations
  • Les employeurs sont souvent tenus de verser des cotisations obligatoires aux prestations (comme l’assurance maladie ou les retraites). Le non-paiement de ces prestations prive à la fois les personnes des services essentiels et augmente le fardeau de la protection sociale sur le gouvernement.

Les régulateurs du monde entier s’intéressent de plus en plus aux entreprises qui classifient mal leurs effectifs. Par exemple, en 2020, une affaire de la Cour fédérale d’Australie a conclu que deux chauffeurs de camion, qui avaient travaillé pour une entreprise pendant 35 ans, étaient des employés, plutôt que des entrepreneurs indépendants (voir In Jamsek v ZG Operations Australia Pty Ltd [2020] FCAFC 119 ). Cela signifie une responsabilité potentielle de 35 ans d’avantages sociaux (ainsi que des pénalités pour les autorités de réglementation).

L’entrepreneur risque de devenir mal classé au fil du temps

Une personne peut avoir été classée à l’origine de manière appropriée comme entrepreneur, mais les circonstances ont changé ou sont sur le point de changer, ce qui rend la situation désormais inexacte. Il y a un risque que cela se produise, par exemple, lorsqu’un individu a commencé à réaliser des projets indépendants sur demande, mais qui font désormais partie intégrante des opérations de l’entreprise.

Dans ces cas, il peut devenir nécessaire de passer d’un contrat à une situation d’emploi.

Risque d’établissement stable

Les autorités fiscales ont besoin d’un mécanisme pour taxer les entreprises opérant dans leur pays malgré qu’elles ne possèdent pas d’entités dans ces pays. Les entreprises pourraient sinon simplement être représenter dans une juridiction à très faible taux d’imposition (tel qu’un « paradis fiscal ») et ne payer aucun impôt dans les pays dans lesquels elles exercent réellement leurs activités.

Le mécanisme utilisé par les autorités fiscales est appelé «établissement stable» ou «PE». Il est généralement défini comme «l’installation fixe d’affaires par l’intermédiaire de laquelle l’activité d’une entreprise est exercée en tout ou en partie.» L’existence d’un établissement stable est utilisée pour fonder l’impôt sur les sociétés (et parfois la «taxe sur la valeur ajoutée»).

La définition de l’établissement stable est énoncée dans le Modèle de convention fiscale de l’OCDE concernant le revenu et la fortune.

L’établissement stable est intégré dans les conventions fiscales du monde entier et inscrit dans le droit interne de nombreux pays (y compris les pays qui ne sont pas membres de l’OCDE). Un établissement stable peut être créé de différentes manières. Par le biais, par exemple, d’«agent dépendant». L’existence d’un entrepreneur suffisamment dépendant d’une entreprise peut suffire à établir un établissement stable dans un pays.

Pour résumé, la présence d’un entrepreneur dans un autre pays (qu’il se qualifie ou non d’indépendant) peut involontairement donner lieu à une présence imposable de votre entreprise dans ce pays.

Lorsqu’une entreprise convertie des entrepreneurs en employés, elle clarifie la présence d’une entreprise dans un pays, supprimant le risque de création accidentelle d’un établissement stable.

Pour plus d’informations, lisez l’article suivant Qu’est-ce que l’établissement stable et pourquoi est-ce important?

Un entrepreneur a demandé à convertir son contrat en emploi

Il existe de nombreux aspects de l’emploi que les personnes trouvent intéressants. Parmi ceux-ci :

  • Les avantages sociaux
  • En règle générale, les prestations telles que l’assurance maladie, les cotisations de retraite et les congés payés ne sont disponibles que pour les employés;
  • Les protections légales
  • Il existe une gamme de protections juridiques (telles que les règles de licenciement équitable et de salaire minimum) qui ne peuvent être offertes qu’aux employés.
  • D’autres avantages
  • Les individus trouvent souvent l’emploi comme étant bénéfique pour diverses raisons personnelles, telles que l’accès à des prêts hypothécaires ou la demande de visa.

Comment calculer un nouveau programme de rémunération et d’avantages

Une fois que vous (en tant que client) avez pris la décision de convertir un entrepreneur en employé, vous devrez reconsidérer la rémunération de cette personne. Voici quelques points à considérer lors de ce calcul :

  • Il est courant pour les entrepreneurs d’être payé à un taux horaire ou de proposer des frais mensuels nettement plus élevés qu’un employé pour les mêmes tâches.
  • Les entrepreneur ne reçoivent pas en effet d’avantages sociaux, doit s’occuper de sa propre facturation et de ses impôts, et prend un plus grand risque financier en cas de non-paiement du client;
  • Votre entrepreneur ne paie peut-être pas d’impôt sur son revenu
  • Si vous êtes basé à l’étranger, en particulier si vous voyagez, la résidence fiscale de la personne peut ne pas être claire. Ou bien, l’entrepreneur peut volontairement prendre le risque de ne pas payer d’impôt sur le revenu. En revanche, dans l’emploi, dans presque tous les cas, les impôts doivent être retenus par l’employeur. L’employé s’attend à une rémunération globale et à la réduction de son revenu en «net»;
  • La personne peut perdre de sa flexibilité
  • Il est relativement courant que les contrats de travail contiennent des «restrictions» qui empêchent la personne de travailler pour des concurrents. Le freelance s’attend à une reconnaissance via son salaire pour ce revenu potentiel perdu.

Quelle est la bonne démarche pour convertir les entrepreneurs en employés?

La réponse à cette question dépend si vous convertissez un entrepreneur au niveau national ou international. Nous considérons chacun des deux cas : 

Convertir un entrepreneur en employé au niveau national

Lorsque vous remplacez un entrepreneur par un employé dans votre propre pays, le processus est relativement simple. Dans de nombreux cas, vous pouvez directement employer cette personne en lui proposant un contrat de travail ou un accord et en mettant fin au contrat de service antérieur.

Si vous n’êtes pas intéressé pour assumer les tâches administratives et fiscales associées à l’emploi, vous pouvez envisager de faire appel à une «société parapluie», qui peut effectuer ces tâches en votre nom. Notez, cependant, que les régulateurs se concentrent de plus en plus sur les accords de société à compartiments inappropriés au Royaume-Uni.

Dans un pays doté de plusieurs juridictions juridiques (comme des États, des provinces ou des territoires), la loi peut exiger qu’une entreprise soit constituée dans l’État dans lequel elle emploie une personne. Dans cette situation, il est recommandé d’engager une agence de portage salarial pour employer cette personne.

Dans le cadre d’un accord avec une agence de portage salarial, l’entreprise cliente (c’est-à-dire votre entreprise) conserve le contrôle quotidien complet des employés comme s’il s’agissait de vos employés, tandis que l’agence s’occupe de la gestion fiscale et des avantages sociaux, ainsi que des tâches administratives et RH. en tant qu’employeur.

Convertir un entrepreneur en un employé à l’échelle internationale

Si votre entreprise est située dans un pays différent du pays où votre entrepreneur est basé, ou est susceptible d’être basé, il n’est généralement pas possible d’employer cette personne directement. Les lois sur l’emploi et les impôts exigent généralement que l’employeur ait un entité de créer dans le pays dans lequel se trouve le salarié.

Il existe deux options clés dans cette situation :

  • Créer une entité locale
  • Vous pouvez créer une entité juridique locale (telle qu’une filiale) dans le pays dans lequel vous avez l’intention de travailler. Notez, cependant, que cela peut être un processus coûteux et long;
  • Engager une agence de portage salarial
  • Les agences de portage salarial sont des experts internationaux dans le domaine de l’emploi. Ils opèrent dans la plupart des pays et deviennent  l’ «employeur de référence» des employés. L’employé continue de travailler sous la direction quotidienne de l’entreprise cliente, où qu’il se trouve. L’agence de portage salarial devient entièrement responsable de la fiscalité des employés, de la gestion des avantages sociaux et du plein respect du droit du travail.

Pour en savoir plus sur les avantages et les inconvénients des entités juridiques locales et des agences de portage salarial international, lisez l’article suivant : Quel est le meilleur moment pour passer d’une entité juridique locale à une agence internationale de portage salarial ?

Conclusion

Il peut y avoir de nombreuses bonnes raisons d’envisager de transformer le statut d’une personne d’entrepreneur en employé. Le risque de «mauvaise classification des employés» est l’un des raison les plus importante : il s’agit des responsabilités juridiques et fiscales qui peuvent résulter de la classification erronée d’une personne en tant qu’entrepreneur alors qu’il devrait être classé comme employé.

Lorsqu’elle décide de transférer le statut d’un freelance en statut employé, l’entreprise doit élaborer un programme de rémunération approprié et s’assurer que le bon mécanisme est en place pour embaucher cette personne.

New Horizons Global Partners est une agence de portage salarial qui est capable de convertir des entrepreneurs en employés. New Horizons devient l ‘«employeur de référence» de votre employé et assume ainsi toutes les responsabilités fiscales et patronales. Votre entreprise conserve le contrôle total de l’employé et est ainsi libre de se concentrer sur son cœur de métier.

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