Perspectives Internationales

8 conseils utiles pour la gestion des avantages sociaux des employés

Lors de votre expansion à l’étranger, la décision de baser ou non des employés dans le pays d’expansion est une considération importante. Après la compensation financière (c’est-à-dire les salaires ou traitements), le deuxième plus gros coût pour les employés concerne les avantages sociaux. Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est la gestion des avantages sociaux, comment elle est liée à l’expansion internationale et nous vous proposons huit conseils pour optimiser la gestion des avantages sociaux lors de votre entrée sur le marché international.

Qu’est-ce que la gestion des avantages ?

Qu’est-ce qui définit un employé ? En plus de la compensation financière, que les entrepreneurs indépendants reçoivent, ils bénéficient également  des avantages sociaux. Il peut s’agit des éléments suivants :

  • Assurance maladie et dentaire;
  • Indemnisation des employés;
  • Congé maladie payé;
  • Congé annuel payé;
  • Congé paternité et maternité;
  • Cotisations de retraite / pension (elles portent des noms différents selon les pays); et,
  • Des avantages dits «marginaux» tels qu’un véhicule de fonction, des indemnités de repas et de transport et l’accès gratuit à la salle de sport.

Les avantages sociaux vont au-delà des avantages présentés ci-dessus, qui ont un coût quantifiable direct pour l’employeur, et comprennent d’autres pratiques que les employés trouvent avantageuses, comme la flexibilité des heures de travail ou des semaines de quatre jours.

Comme pour la compensation financière, chaque entreprise doit avoir un mécanisme en place pour gérer ces avantages : la gestion des avantages sociaux, accompagne la gestion de la paie et des ressources humaines dans les pratiques de l’entreprise.

Quel est l’impact de la gestion des avantages sur l’expansion mondiale?

Si vous envisagez d’étendre votre entreprise dans d’autres pays, vous devrez vous demander si vous avez l’intention d’avoir des employés basés dans ce pays. Bien qu’il puisse y avoir une tentation d’engager des entrepreneurs indépendants afin d’éviter de payer des avantages sociaux, cela est risqué. Dans de nombreuses juridictions, les entrepreneurs indépendants peuvent être reclassés par les autorités fiscales en tant qu’employés de facto et vous exposer à une série d’impôts, de pénalités et autres responsabilités. Pour en savoir plus sur l’engagement des entrepreneurs indépendants, voir l’article : Quels sont les avantages et inconvénients de recourir à des entrepreneurs internationaux ?

Si vous décidez d’engager des employés, vous devrez mettre en place une gestion des avantages sociaux pour ce pays particulier afin de garantir le respect total des avantages sociaux obligatoires. Le coût des avantages sociaux des employés et la gestion de ces avantages peuvent représenter un coût d’expansion important. En plus de toute exigence légale, vous devrez prendre en compte :

  • les avantages qui ne sont pas légalement requis, mais qui sont une pratique courante dans ce pays;
  • les avantages qui ne sont peut-être pas courants mais qui vous permettent de recruter le meilleur personnel. Dans une étude, 60 pour cent des employés ont déclaré qu’ils accepteraient probablement un emploi moins rémunéré, mais avec de meilleurs avantages.

8 conseils pour la gestion des avantages

Alors, comment pouvez-vous optimiser au mieux vos avantages sociaux et la gestion des avantages sociaux lors de votre expansion dans un nouveau pays ?

  • Effectuer des études de marché à l’étranger. Dans les premières étapes d’une éventuelle expansion internationale, il peut valoir la peine de commander une étude de marché dans divers pays potentiels pour déterminer comment les avantages diffèrent entre les différentes juridictions. Par exemple, si l’assurance maladie fait partie intégrante du paquet d’emploi dans un pays donné, cela pourrait faire exploser les coûts d’expansion de manière significative;
  • Effectuer une analyse des concurrents. En plus des recherches sur les exigences de conformité et les avantages standard, il est utile de déterminer quels avantages sont offerts par vos concurrents dans le pays dans lequel vous avez l’intention de vous développer;
  • Explorez les modèles commerciaux possibles pour la gestion des avantages. Une fois que vous avez déterminé quel est le package d’avantages approprié, vous devez envisager le meilleur modèle d’entreprise pour gérer les avantages eux-mêmes. Vous pourriez, par l’intermédiaire d’une entité juridique (telle qu’une filiale) dans le nouveau pays, gérer les avantages entièrement vous-même. Vous pouvez également envisager d’externaliser la gestion de vos avantages sociaux ou d’engager une agence de portage salarial pour prendre en charge toutes les responsabilités liées à l’emploi de votre personnel. Souvent, cette dernière option s’avère moins coûteuse, plus rapide à mettre en œuvre et facilite un niveau de conformité juridique plus élevé que la création d’une entité;
  • Considérez attentivement les coûts du forfait proposé. Ce n’est peut-être pas aussi simple qu’il y paraît. Par exemple, diverses cotisations et avantages sociaux peuvent être déductibles d’impôt. Le coût des avantages sociaux des employés est vraisemblablement la composante financière clé qui rend le recrutement d’un employé plutôt que d’un freelance plus coûteux;
  • Soutenir le choix des employés. Une fois mis en œuvre, assurez-vous qu’un soutien est fourni aux employés dans le choix de la façon dont leurs avantages entreront en vigueur. Par exemple, si les employés ont la possibilité de choisir leur propre assurance maladie, ils doivent recevoir des conseils sur la façon dont ils peuvent commencer ce processus;
  • Tenez compte des avantages non traditionnels. Des avantages tels que des horaires flexibles ou des semaines de quatre jours peuvent être sans coût supplémentaire substantiel pour l’employeur, mais très appréciés par les employés;
  • Étudiez les outils technologiques. Si vous effectuez vous-même la gestion des avantages sociaux, envisagez des produits logiciels pour automatiser au mieux le processus et l’intégrer à vos capacités plus larges de paie et de ressources humaines. Il peut s’agir d’un logiciel sur mesure, d’un logiciel intégré à la paie ou d’outils de planification des ressources d’entreprise (ERP). Pour considérer les meilleurs outils technologiques pour votre expansion de manière plus générale, consultez l’article suivant :  Quels sont les meilleurs outils technologiques pour votre équipe distante en 2020 ?;
  • Organisez un examen régulier. Veiller à ce que les packages d’avantages soient régulièrement revus en réponse à tout changement sur le marché ou à des changements avec les concurrents.

Conclusion

Dans le cadre de votre expansion internationale, engager des employés dans le pays dans lequel vous vous développez est souvent nécessaire ou fortement recommandé. Cela signifie que vous devez :

  1. Élaborer un ensemble d’avantages sociaux en fonction des exigences légales, de ce qui est standard sur ce marché et de ce que vos concurrents offrent;
  2. Déterminez comment les prestations seront correctement gérées.

Nous vous recommandons, lors de l’examen de la manière de mettre en œuvre la gestion des avantages dans votre expansion internationale, de réfléchir sérieusement à un éventail de questions, y compris une étude de marché approfondie, la possibilité d’engager une agence de portage salarial international et le coût global des packages d’avantages (y compris les incidences fiscales).

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