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Qu’est-ce que la classification erronée des employés ?

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Une erreur de classification des employés se produit lorsqu’une entreprise classe un employé comme entrepreneur indépendant à des fins fiscales et juridiques, mais il s’agit, en réalité, bien d’un employé. Une étude récente estime que 10 à 30 pour cent des employeurs aux États-Unis classent mal leurs employés, entraînant des milliards de pertes d’impôts pour les autorités fiscales américaines. Nous vous expliquons ici ce qu’est une mauvaise classification des employés, quelles peuvent être les conséquences pour votre entreprise et les mesures que vous pouvez prendre pour l’éviter.

Qu’est-ce que la classification erronée des employés ?

La classification erronée des employés est un jugement rendu par les organismes de réglementation gouvernementaux (tels que les autorités fiscales) ou les tribunaux, selon lequel les employés individuels n’ont pas été classés correctement en vertu de la loi. Cela se produit souvent lorsque des employés ont été engagés dans le cadre d’un «contrat de service» ou lorsqu’il n’y a pas de contrat explicite en place. Ces employés peuvent être appelés «freelance» ou «entrepreneurs indépendants» plutôt qu’employés.

Dans certains pays, la classification erronée délibérée des employés est connue sous le nom de «faux contrat».

Veuillez noter qu’il n’y a pas de définition unique applicable au niveau international de la «classification erronée des employés», car elle est traitée légèrement différemment selon les États et les pays.

De plus, il n’existe pas de «test» unique de classification erronée des employés : toute une liste de facteurs doit être prise en compte avant de déterminer si une personne a été correctement classée ou non. Nous discuterons de ces facteurs de manière très détaillée ci-dessous.

Pour un compte rendu détaillé de la façon de corriger toute erreur de classification existante, regarder l’article Comment convertir des freelances en employés.

Pourquoi les autorités se soucient-elles des erreurs de classification des employés ?

Les erreurs de classification des employés concernent les autorités pour plusieurs raisons :

  • Aucune retenue d’impôt
  • La classification erronée des employés prive généralement les gouvernements de l’apport fiscal auquel ils ont droit en vertu de la loi. En effet, dans la plupart des pays, l’impôt sur le revenu des salariés doit être retenu par les employeurs en tant qu’impôt sur la masse salariale, avant de distribuer les salaires et traitements aux salariés. En revanche, les entrepreneurs indépendants doivent soumettre leurs propres impôts. Cela se traduit par une baisse de l’impôt total, car il est plus difficile de surveiller le respect de l’impôt sur le revenu avec les entrepreneurs individuels qu’avec les employeurs.
  • Déduction de dépenses incorrecte
  • Les entrepreneurs indépendants ont souvent le droit de déduire une gamme de dépenses de leur revenu brut, qui ne sont pas des déductions autorisées pour les employés. Cela peut inclure des déductions pour le transport, le matériel de bureau, l’assurance maladie privée et les cotisations de retraite. Les autorités fiscales peuvent ainsi recevoir un montant d’impôt sur le revenu inférieur à celui auquel elles ont droit d’une personne mal classée (qui réclame illégalement des dépenses).
  • Privation de prestations
  • Dans la plupart des pays, les employeurs doivent effectuer une série de paiements obligatoires pour les avantages sociaux. Cela peut inclure l’assurance maladie obligatoire, les cotisations de retraite et les cotisations d’indemnisation des employés. Une mauvaise classification des employés signifie que, dans de nombreux cas, les employés sont privés de ces avantages. En plus de nuire aux employés individuels, cela peut également alourdir le fardeau de l’État qui peut avoir besoin de «prendre le relais» et de fournir des services essentiels aux employés mal classés.
  • Pour en savoir plus sur la gestion correcte des avantages sociaux des employés, consultez l’article suivant :  8 conseils utiles pour la gestion des avantages sociaux
  • Manque de protection des employés
  • Dans la plupart des pays, il existe une gamme de protections en place qui ne s’appliquent qu’aux employés et non aux entrepreneurs indépendants. Par exemple, les employés bénéficient souvent de protections salariales minimales, ont droit à un congé maladie, à un congé annuel et à un congé maternité et ont le droit d’être traités équitablement en vertu de la loi. En revanche, les entrepreneurs sont traités selon les règles plus permissives du droit général des contrats.
  • Non-respect des accords de l’industrie / « récompenses  »
  • Dans de nombreux pays (comme en Australie), il existe des normes qui s’appliquent à tous les secteurs et offrent des niveaux de protection plus élevés aux employés que dans le cadre du droit général du travail. Une mauvaise classification des employés peut être interprétée comme une tentative de violation de ces normes.

Quels sont les risques de classification erronée des employés ?

Si l’on met de côté les conséquences de la classification erronée des employés pour les autorités, si une entreprise classe mal ses employés, quelles sont les implications négatives potentielles pour l’entreprise elle-même ?

Les conséquences possibles sont

  • Arriérés d’impôts substantiels
  • Si l’entreprise a mal classé une personne, il existe un risque que les autorités fiscales déterminent que l’entreprise doit des charges sociales pour la période de classification erronée. Cela pourrait atteindre une somme considérable.
  • Pénalités financières
  • En plus des arriérés d’impôts, les autorités fiscales ou d’autres autorités de régulation gouvernementales peuvent décider d’infliger une amende ou de pénaliser une entreprise pour mauvaise classification. Cela est particulièrement vrai si les autorités soupçonnent que l’entreprise a intentionnellement mal classé des employés.
  • Action juridique des employés

    Les personnes mal classées peuvent intenter une action en justice contre l’entreprise en vertu de la législation du travail. Un tribunal peut conclure que l’entreprise est responsable des dommages-intérêts pour indemniser les particuliers pour tout avantage perdu au cours de cette période. En outre, le tribunal peut accorder des dommages-intérêts punitifs / exemplaires supplémentaires en cas de faute flagrante.

  • Action judiciaire des clients ou des assureurs
  • Le risque qu’un employé soit mal classé est généralement interprété comme le risque qu’une entreprise soit tenue de respecter les normes d’un employeur. Cependant, il existe un risque connexe lorsque la personne a été légitimement (selon la loi) classé comme entrepreneur, mais que son travail aurait néanmoins dû être effectué par un employé. Par exemple, la conduite négligente des employés, mais pas la conduite négligente des entrepreneurs, peut être couverte par l’assurance responsabilité civile professionnelle d’une entreprise, cela signifie que le fait de ne pas clarifier correctement la situation juridique d’un entrepreneur indépendant comporte un risque supplémentaire pour l’entreprise en question.

Comment savoir si les employés sont mal classés ? 

Compte tenu des graves conséquences que peut engendrer une classification erronée des employés, il est essentiel que les entreprises examinent attentivement les facteurs qui déterminent si une personne donnée est ou n’est pas un employé. Nous abordons cette question plus en profondeur dans l’article  Quelle est la différence entre les employés et les entrepreneurs indépendants ?
 
Nous considérons ici les facteurs qui sont pris en compte par l’Internal Revenue Service (IRS) aux États-Unis pour déterminer si un employé est mal classé ou non. L’IRS se concentre sur trois domaines généraux : le contrôle comportemental, le contrôle financier et la relation entre les parties. Chacun de ces domaines généraux est ensuite divisé en d’autres facteurs spécifiques. Nous les considérons séquentiellement ci-dessous :
 
  • Contrôle comportemental
  • Les employeurs ont le droit de diriger et de contrôler leurs employés. Certains des facteurs suivants peuvent indiquer que l’employé est contrôlé de cette manière :
    • Style de travail
    • Si l’entreprise indique à l’employé où et quand travailler et quels outils il doit utiliser, cela peut indiquer qu’il est l’employeur.
    • Des instructions détaillées
    • Moins les instructions données sont détaillées, plus il est probable que l’individu soit un entrepreneur indépendant.
    • Systèmes d’évaluation
    • Si les employés sont évalués en fonction de la manière dont ils sont arrivés à un résultat (plutôt que simplement sur le produit ou le résultat lui-même), cela indique une relation employé-employeur, plutôt qu’une véritable relation contractuelle.
    • Formation
    • Les entrepreneurs indépendants ont tendance à commencer le travail en étant déjà pleinement formés, plutôt que d’avoir besoin d’être formés «sur le tas».
  • Contrôle financier
  • Sous cette rubrique, l’entreprise doit examiner les dispositions financières en place pour le rôle de l’employé. Les facteurs pertinents comprennent:
    • De l’investissement

    • Lorsque l’entreprise a investi de manière significative dans les ressources utilisées par la personne, cela peut indiquer un emploi.

    • Le traitement des dépenses

    • Il est plus probable qu’un entrepreneur indépendant engagera des dépenses qui ne sont pas remboursées par l’entreprise (bien que notez, à l’inverse, il est plus probable qu’un entrepreneur puisse déduire les dépenses liées au travail de son revenu net).

    • Opportunité de profit ou de perte

    • Le fait qu’une personne puisse gagner ou perdre de l’argent (comme dans des rôles fortement rémunérés à la commission) peut indiquer qu’un individu est un entrepreneur indépendant.

    • La liberté de travail

    • Les entrepreneurs indépendants sont généralement en mesure de rechercher d’autres opportunités commerciales (c’est-à-dire que leurs contrats ne comportent généralement pas de clauses « anti-concurrence  » exécutoires).

    • Mode de paiement

    • Les employés sont plus susceptibles de recevoir un montant régulier sur une base régulière. Les entrepreneurs indépendants, en revanche, reçoivent souvent des montants variables ou via un arrangement forfaitaire.

  • Relation entre l’entreprise et l’employé
  • D’autres facteurs peuvent être pertinents pour déterminer qu’une personne est ou n’est pas un employé :
    • Contrats / accords
    • Un contrat stipulant qu’une personne individuel est soit un employé soit un entrepreneur indépendant est indicatif, bien que cela ne suffira pas, pour déterminer qu’un individu soit bien un employé ou un entrepreneur indépendant.
    • Avantages sociaux
    • Les prestations telles que l’assurance maladie et les cotisations de retraite ne sont généralement pas fournies aux entrepreneurs indépendants.
    • Constance
    • Si l’on s’attend à ce que la relation se poursuive indéfiniment, cela peut indiquer un emploi plutôt qu’une relation contractuelle.
    • Activité principale
    • Plus les services fournis par la personne sont proches de l’activité principale de l’entreprise, plus il est probable que la personne sera perçu comme un employé plutôt que comme un entrepreneur.

Comment éviter les erreurs de classification des employés ?

Compte tenu des risques encourus et de la complexité de la mise au point lorsqu’une personne a été correctement classé, quelles sont les meilleures mesures pratiques à prendre pour éviter une mauvaise classification des employés?

Nous recommandons aux entreprises de considérer les étapes décrites ci-dessous :

  • Engager une agence de portage salarial international
  • Une agence de portage salarial emploie des personnes qui travaillent  exclusivement pour une entreprise cliente. Comme la personne est un employé de l’agence de portage salarial, les charges sociales sont retenues et tous les avantages sociaux sont fournis, garantissant ainsi qu’il n’y a pas de classification erronée. Dans le même temps, l’entreprise cliente a externalisé le risque de non-respect des lois fiscales et du travail car elle n’est pas l’employeur.
  • Une agence de portage salarial international propose ces solutions au-delà des frontières. Par exemple, une agence de portage salarial internationale peut atténuer le risque d’erreur de classification des employés pour les entreprises de l‘Union européenne opérant au Royaume-Uni après le Brexit.
  • S’assurer que les contrats de travail sont rédigés de manière professionnelle
  • Les contrats entre une entreprise et un particulier sont rédigés pour énoncer clairement la nature de l’engagement et s’il s’agit d’un emploi ou d’un contrat indépendant. Notez que la simple déclaration dans le contrat qu’une personne est un employé ou un entrepreneur indépendant ne sera pas déterminante.
  • Élaborer une politique de passation de marchés à l’échelle de l’entreprise
  • Une entreprise doit avoir une politique qui s’applique à l’ensemble de l’entreprise et clarifie la manière dont chaque personne doit être traitée. Les entrepreneurs indépendants ne sont pas traités par inadvertance comme des employés, créant ainsi une responsabilité permanente. Il documente également la conformité en cas d’audit par les autorités fiscales ou d’autres régulateurs.

Conclusion 

Une erreur de classification des employés se produit lorsqu’une entreprise classe un employé individuel comme un entrepreneur indépendant ou un freelance, aux fins de l’impôt et des avantages sociaux, alors qu’il serait plus précisément classé comme un employé.

Les erreurs de classification des employés comportent des risques majeurs pour les entreprises. Le fait de ne pas classer correctement les employés peuvent entraîner des arriérés d’impôts, des pénalités et des dommages importants.

Pour atténuer ce risque, les entreprises doivent examiner attentivement :

  • Les considérations appliquées par les autorités fiscales de leur pays pour déterminer si un individu est un entrepreneur indépendant ou un employé;
  • Demander des conseils juridiques sur leurs contrats de travail et contrats de service;
  • Mettre en œuvre des systèmes et des procédures internes pour garantir que les employés soient traités conformément à leur classification;
  • Engager une agence de portage salarial international qui peut assumer le rôle d’employeur de référence pour leurs employés, atténuant le risque que des employés soient classés à tort comme entrepreneurs, plutôt que comme employés.

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