Il est de plus en plus courant d’avoir des membres d’équipe largement dispersés à la suite du COVID-19. Dans de nombreux cas, c’est le résultat du verrouillage des frontières, mais pour d’autres entreprises, cela a longtemps été une composante du travail : le hot-desking dans le milieu de bureau et de l’expansion internationale signifient tous deux une large dispersion de la main-d’œuvre.
Dans cet article, nous examinons les meilleurs outils technologiques, logiciels et applications pour coordonner le travail d’une équipe à distance. Nous avons précédemment mentionné certains problèmes d’infrastructure informatique dont vous devez être conscient dans un bureau virtuel : nous nous concentrons cependant ici sur les meilleures solutions technologiques qui fonctionnent comme des outils collaboratifs.
Veuillez noter que nous ne recevons aucun paiement de la part, ni ne sommes affiliés en aucune façon aux fournisseurs des services et produits mentionnés dans cet article. Nous décrivons simplement nos propres expériences, et celles de nos clients, avec une gamme d’outils technologiques couramment utilisés.
Outils de visio-conférence
Organiser des appels vidéo avec votre équipe est ce qui vous rapproche le plus d’une réunion physique. Bien qu’il existe de nombreux outils de vidéoconférence spécialisés, nous ne considérons ici que deux des options les plus populaires :
Zoom a connu un regain de popularité en tant qu’outil de visioconférence ces derniers mois. Ses avantages incluent la convivialité, la capacité d’énormes vidéoconférences (jusqu’à 1000 participants), et peut-être le plus important pour les équipes à distance, la fiabilité : zoom ne semble pas rencontrer les mêmes problèmes, ou perdre la connexion aussi facilement, comme certaines autres plates-formes.
Il est à noter, cependant, que la version gratuite contient une limite de temps pour les sessions (40 minutes) ainsi qu’une limite de participants. Zoom a répondu à certaines critiques de ses fonctionnalités de confidentialité et de sécurité ces derniers mois.
Skype offre des fonctionnalités similaires à Zoom, et grâce à son option commerciale payante qui fait maintenant partie de Microsoft Teams, Skype est entièrement intégré à d’autres produits Microsoft pour permettre une collaboration facile.
Outils de messagerie
Vous n’avez pas toujours besoin de passer un appel – il est souvent beaucoup plus efficace de simplement envoyer un message à vos collègues. À ces fins, Slack est devenu un outil de messagerie extrêmement populaire aux bureaux. Grâce à Slack, toutes les communications sont organisées selon des «canaux» qui permettent de discuter et de publier des documents relatifs à certains projets ou clients. Il est très apprécié sur les mesures de facilité d’utilisation et dispose d’une intégration étendue d’applications.
Cependant, certains se sont plaints du fait que Slack rend difficile la traçabilité des messages sur plusieurs canaux. Il existe également des limitations importantes à la version gratuite (comme l’accès aux messages précédents après un certain point).
Microsoft Teams est le principal concurrent de Slack en tant qu’outil de messagerie. Il fait partie du package Office 365, il s’agit donc souvent d’une solution rentable pour les entreprises utilisant déjà les produits Office. Il dispose également de fonctionnalités complètes de vidéoconférence (Slack autorise uniquement les appels vocaux). Notez également que si le plan payant de Slack permet uniquement à 15 personnes de participer à une conférence téléphonique, Microsoft Teams peut en monter jusqu’à 250.
Pourtant, ceux qui utilisent Microsoft Teams indique qu’il peut être plus difficile à utiliser que Slack, qu’il a une interface moins intuitive et qu’il peut être plus difficile à configurer et à gérer.
Google Chat (anciennement “Google Hangouts Chat”) est une nouvelle option de Google qui est entièrement intégrée à sa gamme de produits professionnels (G-Suite).
Toutes ces plates-formes de messagerie sont de bonnes options, et cela peut valoir la peine de les essayer jusqu’à ce que vous trouviez celle qui est le plus adaptée à votre entreprise.
Outils de gestion de projet
Bien que vous puissiez communiquer sur des projets via des messages ou des appels vocaux, vous avez besoin d’une méthode pour suivre les projets commerciaux au fur et à mesure de leur avancement. C’est là qu’interviennent les outils de gestion de projet.
Un des outils les plus populaires est Asana. Grâce à Asana, vous pouvez attribuer des tâches aux membres de l’équipe, les associer à d’autres tâches et fixer des délais. En cliquant sur la «tâche», plus de détails apparaissent. L’interface permet également la création de sous-tâches. La page d’accueil classe les tâches en mettant en évidence leur date d’échéance.
Monday a une facilité d’utilisation similaire à Asana, cependant, il ne permet pas la création de sous-tâches. Il a également une capacité de stockage limitée par rapport à Asana. Cela dit, beaucoup considèrent Monday comme la plate-forme de gestion de projet la plus complète : elle permet un niveau avancé de personnalisation, ainsi qu’une large gamme de vues graphiques (pour suivre vos projets de différentes manières). Il permet également une intégration d’applications tierces significative.
Il est à noter que beaucoup ” ne jurent que par ” l’interface utilisateur intuitive et conviviale de Trello (désormais un produit de Microsoft) : Trello permet de déplacer facilement des tâches à partir de différentes listes en fonction de leur statut.
Outils de stockage de documents
Dropbox et Google Drive sont à la fois des solutions de stockage de documents conviviales et populaires, vous permettant de télécharger en toute transparence depuis votre bureau ou appareil vers le cloud. Les deux ont des normes de sécurité relativement strictes, permettent une collaboration facile entre les membres de l’équipe et offrent une certaine quantité de stockage gratuit (bien que Google en offre beaucoup plus).
Microsoft OneDrive Entreprise peut être une bonne solution pour toute entreprise qui fonctionne déjà avec la suite Office 365 pour son intégration transparente avec d’autres programmes tels que Word et Teams. Un inconvénient potentiel : il ne peut pas être intégré à des applications tierces telles que les applications de calendrier et de messagerie.
Conclusion
Une gamme d’outils et d’applications peut convenir à votre équipe à distance, en fonction des besoins de votre entreprise. Si vous vous développez à l’international ou si vous mettez en place une équipe à distance pour la première fois, nous vous recommandons d’expérimenter une gamme d’outils de vidéoconférence, de messagerie, de gestion de projet et de stockage de documents pour trouver celui qui convient le mieux à votre entreprise. Il faudra cependant prendre en considérations certaines utilisations et évaluations clés suivantes :
- Sa facilité d’utilisation. Une main-d’œuvre internationale sera-t-elle en mesure de se mettre rapidement à niveau avec la plateforme ?
- Son intégration. L’outil s’intégrera-t-il de manière transparente avec les autres produits et services que vous utilisez ?
- Son coût. Quel sera le coût supplémentaire d’un outil individuel ? Notez que si vous utilisez déjà des produits d’un fournisseur (par exemple, Microsoft ou Google), il peut être bon marché ou même gratuit d’utiliser l’un de leurs outils.
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