PEO est l’acronyme de Professional Employment Organization. C’est actuellement la meilleure option pour les startups et les entreprises en croissance confrontées à une surcharge de travail administratif. Une PEO est une façon innovante de bénéficier d’une infrastructure de ressources humaines (du recrutement à la gestion de la paie, en passant par l’optimisation fiscale), sans avoir à déployer les efforts habituellement nécessaires au bon fonctionnement d’un tel service.
Il est indubitable que les entreprises en croissance ne peuvent consacrer les mêmes efforts à tous les aspects de leur organisation : il n’y a tout simplement pas assez de temps pour s’occuper de tout.
C’est là que la valeur ajoutée des PEO est manifeste. Grâce à une PEO, les entreprises peuvent éviter les obstacles liés à l’administration et à la gestion des salariés qui pourraient les empêcher d’atteindre leurs objectifs.
Cet article est un guide exhaustif pour tout savoir sur les PEO. Vous n’aurez pas besoin de chercher ailleurs plus d’informations car vous trouverez tout ce qu’il vous faut ici.
Qu’est-ce qu’une PEO ?
Une PEO est une entreprise qui gère l’externalisation de la gestion des ressources humaines (RH) et d’autres tâches administratives pour le compte des entreprises clientes.
Elle sert de co-employeur aux clients, généralement de petites et moyennes entreprises. Elle se concentre uniquement sur la gestion des ressources humaines et de l’administratif pour le compte de l’entreprise, ce qui rend celle-ci plus productive.
Le partenariat entre la PEO et l’entreprise cliente est appelé une relation de co-employeur.
Dans ce partenariat, la PEO partage les responsabilités d’employeur avec l’entreprise cliente en fonction des termes de leur contrat. Selon ce modèle, les employés sont à la fois ceux de la PEO et ceux de la société cliente, donnant ainsi à cette dernière accès à une infrastructure prête à l’emploi pour la gestion des ressources humaines, de la paie, des avantages sociaux, de la fiscalité et de la conformité.
L’accord de co-emploi avec une PEO permet non seulement aux dirigeants et aux managers de l’entreprise de se concentrer sur la façon dont l’entreprise peut réaliser des bénéfices mais aussi de réduire les risques et responsabilités juridiques. Les PEO aident également à réduire les coûts habituels liés à l’assurance maladie et aux avantages sociaux des salariés. Les PEO ont en effet plusieurs entreprises clientes, ce qui leur permet de grouper tous les employés de ces entreprises en une seule masse salariale.
Ce modèle est donc en mesure de permettre à une PEO d’avoir un nombre considérable d’employés, voire des centaines de milliers, dans des entreprises clientes d’un pays ou du monde entier. En conséquence, elle peut facilement standardiser les processus RH et réduire les coûts de l’assurance maladie. Cela permet à une PEO de réaliser des économies d’échelle lorsqu’elle fournit des services et exécute des tâches.
Compte tenu des avantages apportés par le partenariat de co-emploi entre une PEO et une entreprise cliente, la première est en mesure de fournir aux employés une rémunération supérieure à la moyenne et une enveloppe avantages sociaux du niveau Fortune 500, tandis que la société cliente peut accéder à un personnel hautement qualifié de la manière la plus économique.
Outre un nombre illimité d’employés excellents, la société cliente est également en mesure de bénéficier de pratiques et politiques normalisées en matière de ressources humaines, de ressources de formation pour les employés, de gestion des risques, d’indemnisation des accidents du travail, de couverture maladie, de plans de prévoyance et de satisfaction des nombreuses exigences administratives liées à la gestion des ressources humaines – sans lever le petit doigt !
La PEO s’occupera de tout cela pour le compte de l’entreprise.
La figure 1 illustre cette relation de co-employeur.
C’est ce modèle du co-emploi liant les entreprises clientes aux PEO qui différencient celles-ci d’entités analogues telles que les organisations de services administratifs (ASO), les sociétés de sous-traitance en ressources humaines, les sociétés de conseil en ressources humaines ou les sociétés de leasing d’employés.
En outre, dans ce type de partenariat, une PEO sert d’employeur de référence en ce qui concerne l’assurance et la fiscalité. Elle ne partage pas seulement les rôles et responsabilités juridiques de la société cliente, mais exerce également un certain niveau de décision en matière de gestion des ressources humaines.
Qu’est-ce qu’une PEO Globale ?
Une PEO Globale, également appelée PEO Internationale, est une entité légale et l’«employeur de référence» pour les salariés internationaux.
En tant qu’employeur de référence, une PEO Internationale est légalement responsable des salariés qu’elle emploie dans un pays donné.
Au lieu de créer une filiale ou une entreprise faîtière à l’étranger, recourir aux services d’une PEO Internationale capable d’agir en tant qu’employeur de référence simplifiera grandement la vie d’une société étrangère.
Comme son nom le suggère, c’est la PEO Internationale qui emploie légalement le personnel dans le pays où le client veut développer son activité, plutôt que la société cliente. À son tour, cette dernière traite directement avec la PEO Internationale.
Étant donné les obligations très spécifiques auxquelles les PEO Internationales sont asujetties, elles ont acquis l’expertise pour répondre aux exigences légales des divers pays où elles opèrent.
Elles sont capables de mettre efficacement en œuvre les lois du travail, les meilleures pratiques et la conformité règlementaire en matière de recrutement, de gestion, de licenciement et de tout autre problème juridique relatif aux RH, diminuant considérablement les risques juridiques et les responsabilités de la société cliente.
Avantages du recours à une PEO Internationale
Une entreprise étrangère bénéficiera grandement du recours à une PEO Internationale.
Les avantages ne manquent pas, ce qui en fait le meilleur moyen d’expansion à l’étranger :
- Disposer instantanément d’un service RH / département administratif à l’étranger – Avec une PEO Internationale, une société étrangère n’a pas besoin de constituer sa propre filiale dans le pays où elle se développe : elle peut rapidement commencer à opérer dans ce pays, y avoir des employés immédiatement prêts à travailler, être en conformité avec les exigences légales en vigueur et commencer à faire des affaires dans un délai impossible à atteindre par ses seuls moyens.
- Initier une expansion à l’étranger immédiate – Il existe des pays, par exemple le Royaume-Uni, dans lesquels une entreprise étrangère ne peut obtenir un compte bancaire qu’après deux ans d’existence. Et sans un compte bancaire, il n’est pas possible d’enregistrer une succursale ou une filiale de société étrangère. L’ironie dans cette situation est que le Royaume-Uni est considéré comme l’un des pays du monde où il est le plus facile de créer une entreprise. Avec une PEO Internationale, l’expansion est immédiate.
- Idéale pour tester un nouveau marché – Toute entreprise a ses risques. Elle peut ou non réussir, en particulier dans un pays où elle n’a pas encore testé le marché. Mais une telle exploration peut s’avérer assez coûteuse. En faisant appel aux services d’une PEO Internationale, une entreprise étrangère peut réduire les coûts de constitution d’une nouvelle succursale ou filiale et s’épargner du temps et des efforts, surtout quand le but principal est de découvrir la faisabilité de l’entreprise.
- Expertise dans les lois pertinentes du pays – Les lois et réglementations relatives aux ressources humaines, à la paie, aux avantages sociaux, etc. diffèrent d’un pays à l’autre. Une entreprise étrangère bénéficiera donc grandement du recours à une PEO Internationale qui maîtrise les lois des pays dans lesquels elle opère.
- Meilleure gestion des problèmes de liquidation et de résiliation – Les lois relatives à la résiliation internationale et à la fermeture d’une entreprise peuvent s’avérer extrêmement complexes et impliquent des procédures longues et coûteuses ainsi que des problèmes de conformité. L’absence de liquidation adéquate d’une entreprise étrangère peut même entraîner une accumulation permanente de dettes fiscales, même si l’entreprise n’est plus en activité. Avec une PEO Internationale, tout cela peut être réalisé avec moins d’efforts, en moins de temps et à moindre coût.
Pour résumer, une PEO Internationale aidera une entreprise étrangère à développer ses activités à l’étranger de manière rapide, économique et efficace.
Lorsque toutes ces tâches de gestion des ressources humaines et de l’administratif sont sous-traitées à une PEO Internationale efficace et experte, la société cliente a le temps de se concentrer sur les objectifs les plus importants de l’entreprise.
Les fonds économisés grâce au recours à une PEO peuvent alors être utilisés pour développer l’entreprise.
Brève histoire des PEO
La PEO n’est pas une activité nouvelle ni un nouveau concept. Elle existe depuis deux ou trois décennies maintenant.
Aujourd’hui, les PEO deviennent très populaires. Cela peut être attribué au fait que de nombreuses entreprises réalisent maintenant leur utilité, en particulier lorsqu’elles développent leurs activités à l’échelle internationale.
Alors que la PEO, telle qu’elle est connue aujourd’hui, est apparue dans les années 1980, le leasing d’employés existe depuis la fin des années 1960. Marvin Selter a popularisé l’activité lorsqu’il a le premier mis en place le leasing d’employés pour un cabinet médical du sud de la Californie.
Cependant, bien que le concept de leasing d’employés ressemble à celui de PEO en termes de fourniture d’employés à une entreprise cliente, ils ne sont pas identiques.
Les PEO ont commencé comme société fournissant des services de traitement de la paie aux entreprises clientes dans les années 1980. Avant qu’elle ne devienne un casse-tête règlementaire, la gestion des ressources humaines était simple et directe, sans souci pour les petites et moyennes entreprises.
Mais en raison des conflits du travail apparus au cours de la période, un certain nombre de lois et de règlements relatifs aux ressources humaines et à l’emploi ont été institués : le nombre des lois du travail a augmenté des deux tiers à cette époque.
Cela a rendu la gestion des ressources humaines et de l’administratif fastidieuse et complexe.
Les responsables des ressources humaines devaient disposer de l’expertise et des compétences nécessaires pour pouvoir gérer leur département avec succès. Les petites entreprises et les startups ne pouvaient pas assumer ces coûts et n’avaient pas l’expertise requise.
C’est à cette époque que la sous-traitance du travail administratif et des ressources humaines est devenue courante.
Les statistiques ont montré que sans PEO, les propriétaires de petites entreprises consacrent 25% de leur temps uniquement à la paperasserie liée à l’emploi. Il a également été constaté aux États-Unis que les entreprises supportaient des coûts de mise en conformité très élevés, soit 6 795 USD / employé / an pour celles comptant moins de 20 employés et 5 000 USD / employé / an pour celles comptant moins de 500 employés.
Les PEO sont devenues la solution la moins coûteuse et la plus efficace aux lois complexes de l’emploi et du travail auxquelles sont confrontées les petites entreprises.
Les PEO ont également réussi à minimiser les responsabilités légales assumées auparavant par les entreprises.
Une enquête menée en 2014 a montré que les entreprises qui utilisaient des PEO depuis au moins un an avaient 50% de moins de risque de cesser leur activité. Grâce au recours à une PEO, leur taux de rotation du personnel avait également baissé, 10 à 14% de moins par an.
Actuellement, plus de 150 000 startups et petites entreprises utilisent des PEO. Aux États-Unis seulement, dans les 50 États de l’Union, il existe environ 800 PEO qui desservent de nombreuses petites entreprises.
La croissance des PEO a été assez considérable au cours des deux dernières décennies. Elles devraient continuer à se multiplier et à se développer à l’échelle mondiale étant donné que de plus en plus d’entreprises choisissent de s’associer à des PEO, en particulier lors de leur expansion à l’étranger.
Que fait exactement une PEO ?
Les PEO diffèrent les unes des autres, notamment par les services qu’elles offrent. Cependant, quelle que soit leur diversité, toutes offrent les services fondamentaux suivants :
- Service de ressources humaines – Ce service doit quotidiennement traiter une quantité considérable de paperasserie. Il doit remplir des tâches telles que la gestion des ressources humaines, le recrutement (candidature, entretien d’embauche, embauche, licenciement), l’étude des lois du travail pertinentes et leur mise en œuvre, la planification, la surveillance de l’assiduité et de la ponctualité, la formation et le développement, la gestion du rendement des employés, le développement de la culture d’entreprise et le respect des lois et des réglementations en vigueur ;
- Service de paie – La paie et ses tâches connexes font partie des services de ressources humaines. Toutefois, compte tenu de l’ampleur de cette mission, elle est menée à bien par un service distinct. Celui-ci s’occupe de la paie et des compensations, du règlement des contributions salariales et de leur optimisation fiscale, des remises de chèques, des déclarations d’impôts, de l’application des lois afférentes, du paiement ponctuel des employés et d’autres questions liées à la paie;
- Avantages sociaux des employés – Ce service est très étendu et les petites entreprises clientes profitent grandement des avantages sociaux de haute qualité habituellement offerts aux salariés par les PEO, du niveau de ceux offerts par les grandes organisations. Ces avantages peuvent inclure la retraite, les soins médicaux, les soins dentaires, les soins optiques, l’assurance maladie, l’assurance vie, l’invalidité, les congés de maladie, les congés annuels, les horaires flexibles, la capitalisation de type 401K, les avantages pour les navetteurs, les avantages locaux spécifiques, les avantages juridiques, les régimes d’épargne, les réductions, l’assistance aux employés, etc. Ces avantages sont importants pour attirer les meilleurs talents et pour stimuler le moral des employés et les fidéliser.
- Service de gestion des risques et de la conformité – Bien que toute entreprise comporte des risques, l’exposition à ceux-ci peut être minimisée, notamment par le recours à une PEO. Les startups et les petites et moyennes entreprises ne sont pas forcément en mesure d’anticiper les risques potentiels liés à leur activité, ce que les PEO peuvent faire pour elles. En outre, l’expertise des PEO en matière de conformité et d’exigences légales, en particulier à l’étranger, peut dépasser celle de l’entreprise. Les PEO traitent de questions relevant de ce service, telles que les plaintes/poursuites des employés, les exigences de sécurité et leur mise en œuvre sur le lieu de travail, la gestion de l’indemnisation des accidents du travail, etc.
Les services offerts par une PEO peuvent varier, mais ceux mentionnés ci-dessus sont normalement fournis.
La figure 2 donne le diagramme des services de base essentiels qu’une PEO idéale doit pouvoir fournir.
Chez Horizons, nous allons au-delà des services de base et nous offrons à nos clients des fonctionnalités supplémentaires, en particulier pour les entreprises en expansion à l’étranger. Ces services peuvent varier d’un pays à l’autre et en fonction des lois applicables.
Ces services comprennent :
- Service d’immigration
- Mise à disposition d’une équipe juridique
- Solutions de niveau international pour le personnel
- Déclaration fiscale annuelle
- Service de formation
- Contrôle des antécédents
- Service d’intégration et de reclassement
- Gestion de la performance des employés
- Rédaction des contrats
- Services personnalisés mis en place à la demande de la société cliente
Services offerts par les PEO
La tendance actuelle dans les services de ressources humaines est la personnalisation des avantages sociaux.
Des solutions uniques tirant partie des innovations technologiques peuvent également être utilisées. Toutes ces solutions peuvent être mises en œuvre par la PEO à la demande de la société cliente. Chez Horizons, nous personnalisons nos offres en fonction de vos besoins.
Qui a besoin d’une PEO ?
Toute entreprise qui a besoin du soutien proposé par une PEO peut recourir à ses services, en particulier pour la gestion des ressources humaines et la réalisation des tâches administratives, juridiques et financières.
Les startups, les petites et moyennes entreprises peuvent bénéficier de nombreux avantages en s’assurant les services d’une PEO.
Celle-ci pourra non seulement leur offrir un moyen économique, efficace et rapide d’assurer les fonctions RH de l’entreprise, mais également une expertise juridique et statutaire idéale pour les exigences de conformité.
Les entreprises, petites ou nouvelles, ne possèdent pas habituellement de telles capacités en propre.
Les grandes entreprises, y compris celles appartenant au groupe Fortune 500, peuvent également bénéficier du recours à une PEO Internationale. Cela est particulièrement vrai lorsque l’entreprise développe ses activités à l’international.
Quel que soit le niveau de financement d’une organisation, il peut s’avérer trop coûteux d’engager directement des employés et de mettre en place l’infrastructure de ressources humaines nécessaire à l’étranger. Ces dépenses peuvent être réduites par le recours à une PEO Internationale.
En outre, l’expansion internationale peut être réalisée plus rapidement et plus efficacement.
Toute entreprise peut mettre à profit les services d’une PEO, quel que soit son secteur d’activité, comme :
- Comptabilité
- Comptabilité/audit
- Immobilier
- Industrie manufacturière
- Services de santé
- Services informatiques
- Assurance
- Électricité
- Services juridiques
- Gestion d’actifs
- Négoce et distribution
- Technologie, etc.
Coûts du recours aux services d’une PEO
Les coûts pour obtenir les services d’une PEO varient en fonction du type de services requis.
La localisation de l’entreprise sera également un facteur déterminant. La plupart des PEO facturent à l’entreprise cliente un montant forfaitaire annuel par employé ou un pourcentage des salaires.
Ce taux peut être plus élevé en fonction des termes de l’accord, par exemple si le client veut ajouter une contribution aux avantages sociaux existants, augmenter le nombre d’employés, etc.
Plus les tâches requises sont nombreuses, par exemple si la formation ou le suivi des performances s’ajoutent au recrutement, plus le taux augmente.
Certaines PEO peuvent également baser leurs taux sur des facteurs tels que le niveau de risque de la société cliente, sa cote de crédit, l’historique des avantages en matière de santé, etc. Le taux peut alors être plus élevé.
Compte tenu de tous ces facteurs, il convient de choisir soigneusement la PEO qui vous donnera le meilleur rapport qualité-prix tout en vous garantissant des services de haute qualité, efficaces et précis en fonction de vos besoins réels.
Nouer un partenariat avec la bonne PEO
Compte tenu du nombre actuel de PEO, faire le bon choix pour votre entreprise peut s’avérer une tâche accablante.
Il est capital de choisir celle qui sera en mesure de répondre aux exigences uniques de votre entreprise. Horizons saura répondre à tous ces besoins.
Horizons ou Horizons est une PEO Internationale qui opère dans plus de 185 des pays où vous pourriez souhaiter développer votre entreprise.
Nos services de recrutement transcendent les frontières : nous trouverons et recruterons les talents les mieux adaptés à vos besoins.
Laissez-nous vous aider. Nous avons pour vous une solution personnalisée qui répondra à tous vos besoins en matière de ressources humaines et de gestion administrative.
