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Forfait salarial en chine : comment le structurer légalement ?

Le potentiel de réussite en Chine pour une entreprise est élevé. L’un des secrets pour y parvenir est de respecter les lois et règlements pertinents imposés par le gouvernement aux entités commerciales. Un des domaines où la loi figure en bonne place concerne les salaires des employés. Il est donc impératif de bien structurer le forfait salarial proposé à ses employés.

Informations importantes relatives au forfait des salaires en Chine

Bien que faire des affaires en Chine soit une entreprise prometteuse et lucrative, il y a toujours des risques, surtout dans un pays où les lois sont strictes.

En ce qui concerne les systèmes de paie à offrir aux employés, la principale préoccupation de l’employeur devrait être de veiller à la pleine conformité des réglementations et des politiques du travail.

Comme dans d’autres pays, les lois sur l’emploi imposées par le gouvernement visent à protéger les droits des employés. La législation du travail en Chine vise à assurer un traitement égal et équitable des employés.

Contrairement aux autres gouvernements, toutefois, la loi du travail en Chine jouent un rôle très particulier dans la mise en œuvre de ces politiques. Elle dicte fondamentalement, via la réglementation du travail, ce qui doit être fait.

Une directive claire est la fourniture d’un contrat de travail écrit entre un employé à temps plein et l’employeur.

La création du contrat de travail est loin d’être simple.

Il existe différents types de contrats en fonction de l’emploi pourvu et diverses conditions doivent être incluses conformément à la loi, y compris pour le package de rémunération.

En outre, la structure de l’entité commerciale doit également être prise en compte pour déterminer quels contrats de travail créer ou quels travailleurs embauchés.

Voici des exemples de facteurs importants à prendre en compte avant qu’un employeur puisse enfin proposer un package salarial chinois à son employé:

  • Les WFOE et autres sociétés anonymes peuvent signer directement des contrats de travail avec des employés chinois.
  • Les sociétés qui ne sont pas à responsabilité limitée, telles qu’un bureau de représentation (RO), doivent acquérir les services d’entités locales tierces ou d ‘«unités de service locales», telles qu’une agence de portage salarial, pour pouvoir embaucher des employés locaux;
  • Une preuve de résidence dans le lieu où ils ont l’intention de travailler sera exigée pour tout employé potentiel en Chine;
  • Les employeurs sont tenus de souscrire à une assurance sociale pour chaque employé dès le premier jour de travail;
  • La durée de l’emploi doit être indiquée dans le contrat de travail, qu’il s’agisse d’employés temporaires ou permanents;
  • Divers permis liés au travail, visa et licences sont nécessaires pour que les employés puissent travailler.

En ce qui concerne les spécificités d’un forfait salarial en Chine, veillez trouver ci-dessous les informations les plus importantes.

Salaire des employés en Chine

Le salaire d’un employé en Chine doit clairement indiqué sur la fiche de paie. Il comprend le salaire de base, le salaire net, les primes, la rémunération des heures supplémentaires, les indemnités, les congés payés et les déductions. Les déductions comprennent les avantages sociaux et les taxes. Ces entrées sur la fiche de paie d’un employé en Chine seront traitées dans les sections suivantes:

Salaire de base

Le salaire de base est le montant fixe que l’employeur garantit à l’employé sur une base mensuelle. Ce montant doit être indiqué dans le contrat de travail. Cependant, cela diffère du salaire net car il y a des éléments à prendre en compte, y compris les ajouts et les déductions au salaire de base.

Salaire net

Le salaire net correspond au montant réel que l’employé recevra de l’employeur tous les mois, après déduction des  avantages sociaux obligatoires et de l’impôt sur le revenu, et en y ajoutant les indemnités, les heures supplémentaires et les primes correspondantes.

En Chine, il est normal d’avoir des malentendus quant au salaire net perçu par les employés. Il est donc nécessaire d’expliquer clairement aux employés le salaire qu’ils sont tenus de recevoir dès le début de leur emploi. Le tableau suivant montre les salaires nets généralement offerts aux employés dans les villes correspondantes:

salaries in chinese cities

Le total du salaire de base de l’employé et des autres entrées de la fiche de paie, telles que la rémunération des heures supplémentaires, les primes, les indemnités, les avantages obligatoires et non obligatoires, constitue ce que l’on appelle le package de rémunération et d’avantages sociaux total de l’employé en Chine.

Bonus

Les entreprises doivent faire très attention à ce qu’elles incluront dans le contrat de travail.

Il est plus sûr d’indiquer uniquement les montants qui seront inclus dans le salaire de base, car tout autre paiement promis dans le contrat oblige légalement l’employeur à payer. Une alternative consiste à fournir de tels paiements aux employés sous forme de bonus.

Les entreprises en Chine ont le privilège d’octroyer des primes aux employés à n’importe quel moment de l’année. Beaucoup offrent un bonus annuel pendant le Nouvel An chinois, tandis que d’autres offrent un salaire de 13e mois.

Afin de permettre aux employés d’alléger leur fardeau fiscal, la loi chinoise sur l’impôt sur le revenu des particuliers (IIT) leur permet de bénéficier d’un traitement fiscal spécial pour leur prime annuelle unique. Pour les employeurs, il est conseillé d’informer clairement les employés dès le départ que, si les primes sont généralement offertes aux employés, l’entreprise n’a aucune obligation de les octroyer.

Paiement des heures supplémentaires

Les lois relatives à la rémunération des heures supplémentaires en Chine sont compliquées et suscitent parfois la controverse en raison des plaintes déposées. C’est pourquoi il est important que les employeurs fournissent des directives claires à leurs employés au début de leur emploi pour éviter les problèmes juridiques.

Les employeurs devraient bien connaître les lois sur les heures supplémentaires et veiller à ce que celles qui sont prescrites soient appliquées.

Les règles fondamentales régissant le calcul de la rémunération des heures supplémentaires en Chine sont les suivantes:

  • Pour les horaires effectués au-delà de 8 heures de travail par jour, le taux des heures supplémentaires doit correspondre à 1,5 fois le salaire horaire contractuel de l’employé;
  • Pour le travail effectué pendant les week-ends, le taux des heures supplémentaires est égal à 2 fois le salaire horaire contractuel; et,
  • Pour le travail effectué pendant les jours fériés légaux en Chine, le taux des heures supplémentaires est égal à 3 fois le salaire horaire contractuel.

Les calculs qui précèdent sont fournis dans le droit du travail chinois. Bien qu’ils semblent clairs et faciles à suivre, les problèmes se posent de savoir si les employés sont être obligés de fournir des heures supplémentaires.

Pour éviter de tels problèmes, les entreprises peuvent choisir d’offrir à leurs employés une structure d’heures supplémentaires, à savoir le système d’heures de travail flexibles ou le système d’heures complètes de travail. Les employeurs qui souhaitent adopter l’un de ces systèmes doivent obtenir l’approbation préalable du gouvernement.

Le système flexible consiste à obliger un employé, par exemple un responsable, à effectuer un travail de plus de 40 heures par semaine sans rémunération pour les heures supplémentaires. D’autre part, le système complet implique un accord préalable entre l’employé et l’employeur sur le nombre d’heures à travailler en sus des heures normales, qui sera stipulé dans le contrat de travail.

Seul le nombre d’heures dépassant les heures supplémentaires convenues sera payé. Toutefois, si des réglementations spécifiques dépendent de la ville ou de l’emplacement, elles doivent être respectées.

Il convient de noter que l’article 41 de la législation du travail de la Chine prévoit que les employeurs peuvent contraindre leurs employés à travailler plus de huit heures par jour après consultation et accord avec le syndicat.

Toutefois, les heures supplémentaires ne doivent pas dépasser trois heures après les huit heures normales.

De plus, les heures supplémentaires accumulées par l’employé ne doivent pas dépasser 36 heures par mois.

En dépit de ces réglementations, il existe cependant des cas où des employés en Chine effectuent plus de 36 heures supplémentaires. Ceci est courant dans les usines et est à l’origine des conflits de travail. Les employeurs pourraient être tenus pour responsables s’ils enfreignent la réglementation sur les heures supplémentaires, d’où la nécessité de faire preuve de prudence quant au respect de la loi.

Indemnité

Il existe différents types d’indemnités que les employeurs peuvent accorder à leurs employés. Certaines de ces indemnités peuvent être déduites par un personnel étranger en Chine de leur salaire mensuel avant calcul des impôts.

C’est une pratique autorisée par le bureau chinois des impôts, à condition que les actes suivants soient suivis:

  • Une indication claire de cette indemnité et de son montant est fournie dans le contrat de travail ou dans une résolution du conseil d’administration (les réglementations en matière d’emploi et de rémunération varient d’une ville à l’autre en Chine); et,
  • L’employé en Chine doit fournir à l’employeur la preuve que l’allocation fournie a été dépensée pour les services envisagés, tels que spécifiés dans le contrat de travail. Cela peut être fait par la présentation de «fapiao» ou de factures officielles, qui doit être fournie à l’employeur à la fin de la transaction lorsque l’allocation a été utilisée.

Les types d’indemnités pouvant être déduites avant le calcul fiscal du salaire mensuel d’un employé étranger sont les suivants:

  • Indemnité de logement
  • Indemnité de repas
  • Indemnité d’éducation pour les enfants d’expatrié
  • Indemnité de déplacement
  • Indemnité de pressing

Bien qu’il n’existe pas de loi explicite limitant le montant des indemnités dans le traitement de l’employé étranger, ce montant doit néanmoins être raisonnable.

Actuellement, dans la majorité des entreprises en Chine, environ 30% du salaire de leurs employés étrangers sont classés dans les indemnités. Compte tenu des changements constants dans les lois chinoises, il serait moins risqué de maintenir la déduction à un niveau égal ou inférieur au seuil de 30% à des fins fiscales.

Fonds de sécurité sociale et de logement (prestations obligatoires)

Les salaires des employés sont déduits des cotisations obligatoires, telles que le fonds de sécurité sociale et de logement.

Compte tenu de la diversité des réglementations locales, les droits et les taux relatifs aux avantages sociaux sont hautement individualisés et dépendent du lieu d’emploi et du statut de résidence de l’employé.

Cela signifie que le calcul des avantages sociaux diffère d’une ville ou d’une région à l’autre en Chine et est extrêmement individualisé.

Le Fonds pour le logement public (PHF), également appelé Fonds pour le logement individuel, est une contribution sociale imposée par le gouvernement chinois. Bien qu’il s’agisse d’une déduction obligatoire, elle est néanmoins favorable aux employés car elle sert à économiser sur les achats de logements de ces derniers.

De plus, l’employeur verse également une partie de ce fonds, en plus de l’employé. La partie payée par l’employé est déduite de son salaire brut. Les cotisations pour le FSP seront accumulées sur le compte de l’employé. Le montant maximum et la proportion des contributions employeur-employé pour le FSP varient en fonction du lieu d’implantation de l’entreprise.

Assurance sociale

Les prestations d’assurance sociale constituent une autre déduction obligatoire du salaire mensuel de l’employé.

Il existe cinq formes d’assurance sociale obligatoires en Chine, à savoir:

  • Assurance de pension / retraite
  • Assurance professionnelle
  • Assurance maternité
  • Assurance médicale
  • Assurance chômage

Les employés et les employeurs versent des cotisations pour toutes les assurances sociales, à l’exception des assurances maternité et des assurances sur le lieu de travail, qui sont fournies uniquement par l’employeur. Le tableau ci-dessous présente une illustration des pourcentages en fonction du salaire des prestations obligatoires mentionnées:

Mandatory Benefits China

Les pourcentages mentionnés ci-dessus d’assurance sociale et de FSP peuvent varier en fonction des ajustements imposés dans chaque région ou ville. Le montant est déterminé en fonction du salaire moyen des employés de chaque ville. Les gouvernements locaux mettent normalement en œuvre les changements selon leur bon grès.

Vacances et congés chinois

Outre les avantages prescrits, les employés en Chine bénéficient également de congés et de vacances.

Dix jours de congés payés sont accordés aux employés chaque année. Cela inclut les vacances comme le Nouvel An chinois, la Fête du Travail et le Festival du Printemps, pour n’en nommer que quelques-uns. Des jours fériés peuvent également être déclarés par le gouvernement.

En outre, les employeurs peuvent accorder aux employés un congé annuel payé de cinq à quinze jours. Cela se fait généralement sur une échelle mobile et est basé sur la durée de service de l’employé.

Outre les congés annuels, les types de congés suivants peuvent également être offerts aux employés:

Les employées ont droit à un congé de maternité payé de 98 jours (qui peut aller jusqu’à 3 mois, en fonction de la législation locale), tandis que les employées bénéficient d’un congé de paternité payé de 7 à 20 jours, parfois prolongé en fonction des besoins réels.

Considérations fiscales

Les déductions fiscales requises des employés en Chine diffèrent en fonction de la réglementation en vigueur dans la ville ou la région où l’entreprise est située. Elles sont calculées et payées mensuellement par l’employeur pour l’employé.

Le calcul de l’impôt sur le revenu des particuliers est basé sur le niveau de revenu de l’employé et est calculé progressivement sur la base du taux d’imposition illustré ci-dessous:

Taxable Income China

La plupart des avantages sociaux obligatoires ne sont pas des montants imposables. Ces cotisations, ainsi que les indemnités mentionnées, sont déduites avant le calcul de l’imposition. Le PHF, en revanche, implique un calcul plus complexe. Les employés ne sont pas tenus de fournir une déclaration annuelle à moins que leur revenu annuel ne dépasse 120 000 RMB.

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