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Un Ufficio di Rappresentanza (RO), spesso chiamato Rep Office, è una delle forme tradizionali per stabilire la propria presenza in Cina. Consente a una società straniera di assumere personale in Cina attraverso la propria entità giuridica, al solo scopo di rappresentanza della società (ad esempio svolgimento di incontri d’affari, relazioni d’affari, la promozione di un marchio, prodotti o servizi, lo svolgimento di ricerche di mercato, così come le attività di marketing operativo e lo scambio di tecnologia per le attività consentite in Cina).
L’ufficio di rappresentanza è una delle 2 soluzioni di mercato progettate esclusivamente per stabilire una presenza locale in Cina insieme al modello PEO. Mentre il modello PEO si riferisce all’utilizzo di partner locali per le assunzioni (somministratore di lavoro locale), l’RO è stato progettato per le imprese che vogliono assumere e monitorare il proprio personale internamente (attraverso il proprio ufficio legale e per le risorse umane).
Contrariamente ai modelli WFOE o Joint Venture, l’ufficio di rappresentanza non consente alle aziende straniere di svolgere alcuna attività commerciale diretta in Cina. In altre parole, questa forma giuridica non è in grado di fatturare ai clienti e non può realizzare profitti a livello locale per conto della società madre all’estero. In pratica, occorre appoggiarsi a partner locali specializzati per scopi commerciali, come distributori con licenze, fornitori di logistica regionali, importatori, agenti locali, ecc.
Come nel modello PEO, i rappresentanti dell’azienda in Cina non possono firmare direttamente contratti o accordi che coinvolgano la loro azienda in attività commerciali o profitti. Non possono riscuotere denaro o emettere fatture in Cina. Tali attività devono essere svolte direttamente dall’azienda madre all’estero, attraverso il supporto di un partner locale in Cina.
Procedura Generale
Procedura di preregistrazione: Raccolta della documentazione Cinese presso il proprietario dell’ufficio – Originali del contratto di locazione dell’ufficio con durata minima del contratto di locazione di dodici mesi (x2) – Copia del Certificato di Proprietà Immobiliare – Copia del documento di identità Raccolta della documentazione richiesta presso l’azienda madre -Copia del Certificate of Incorporation, o documento equivalente, che attesti un periodo minimo di due anni di esistenza dell’azienda – Copia dell’atto costitutivo o equivalente – Lettera di delega del direttore della casa madre che autorizzata il rappresentante locale a diventare firmatario dell’ufficio di rappresentanza – Lettera di autorizzazione del direttore della casa madre che autorizza un ulteriore rappresentante in Cina a firmare – Copia del passaporto o dei passaporti del rappresentante o dei rappresentanti dell’ufficio di rappresentanza – Lettera di nomina del principale rappresentante dell’ufficio di rappresentanza – Lettera con referenze bancarie Tutta la documentazione deve essere certificata da un’ambasciata o da un consolato cinese nel paese dove ha sede la società madre. Raccolta della documentazione richiesta presso i rappresentanti dell’ufficio di rappresentanza – Curriculum – 6 foto Definizione dell’ambito di attività della casa madre all’estero e dell’ufficio di rappresentanza in Cina Procedura di registrazione: a. Registrazione presso l’amministrazione locale per l’industria e il commercio (Administration for Industry and Commerce) b. Approvazione e ottenimento della licenza di registrazione commerciale (Business Registration Licence) Procedura di post-registrazione: a. Richiesta di registrazione del certificato b. Realizzazione dei timbri aziendali c. Richiesta dell’Organization Code Licence d. Registrazione presso l’ufficio delle imposte locale e l’ufficio statistico e. Apertura di un conto bancario Le fasi di cui sopra coinvolgono la comunicazione con il China’s State Administration of Industry and Commerce, il Public Security Bureau, il Technical Supervision Bureau, e il State Administration of Foreign Exchange. Tempistiche 3-4 mesi Requisiti per l’Apertura – L’azienda madre all’estero deve essere costituita da almeno due anni. – Avere un indirizzo esistente in Cina che possa essere utilizzato come indirizzo aziendale dell’ufficio di rappresentanza.
Gestione Post-Registrazione
Come persona giuridica registrata in Cina, tutti gli uffici di rappresentanza devono seguire le norme della Repubblica Cinese dopo la registrazione, che consistono in: Su base mensile: 1. Tenuta della contabilità 2. Dichiarazione individuale dell’imposta sul reddito Su base trimestrale: 1. Dichiarazione dell’imposta sul reddito delle società (10-12% di tutte le spese dell’ufficio di rappresentanza) Su base annuale: 1. Revisione del bilancio 2. Controllo annuale
Vantaggi e Caratteristiche
– Assumere personale locale attraverso la propria filiale locale; – Una presenza su tutta la nazione può essere raggiunta assumendo dipendenti attraverso il modello PEO (agenzie di somministrazione di lavoro); – Responsabile dell’intera gestione e assunzione del personale; – Ridurre il costo dei viaggi d’affari internazionali per visitare partner e clienti; – Non è richiesto alcun investimento; In pratica, una società straniera che necessita di un numero considerevole di personale in Cina con sede allo stesso indirizzo commerciale sarà interessata ad aprire un ufficio di rappresentanza. Ad esempio, le imprese con esigenze di supporto locale per le attività di controllo qualità, logistica e gestione dei fornitori, coordinamento marketing, sviluppo di partnership, ecc. L’ufficio di rappresentanza, insieme con l’ufficio vendite (indirizzo commerciale con l’occupazione del personale gestito da una PEO), il WFOE (entità giuridica con capacità di generare profitto) e la Joint Venture (fusione tra un ente locale e un ente straniero), è una formula che consente di avere una presenza locale per consentire alle società straniere di avviare la propria espansione in Cina.
