Exploiter une petite entreprise coûte souvent cher et demande du temps, loin des compétences de base d’un business. Pour ces raisons, de nombreuses petites et moyennes entreprises externalisent leurs fonctions administratives, telles que les ressources humaines et les services de paie. Une agence de portage salarial, appelée Professional Employment Organizations (PEO) en anglais, peut gérer ces fonctions afin que les propriétaires d’entreprise et le personnel existant puissent se concentrer sur la croissance de l’entreprise.
Nous avons préparé ce guide complet sur le choix de la meilleure agence de portage salarial, PEO, et sur leur l’évaluation.
Qu’est-ce qu’une agence de portage salarial?
Une agence de portage salarial utilise un modèle de co-emploi dans lequel une agence embauche des employés pour le compte d’une entreprise. L’agence de portage est l’employeur officiel et est responsable de tous les aspects juridiques de la relation de travail et des questions de conformité. Pendant ce temps, l’entreprise conserve un contrôle quotidien sur l’employé et utilise les services de celui-ci pour son entreprise.
Les meilleures agences de portage salarial offrent des solutions et des services commerciaux complets, tels que:
- Gestion de la paie – L’agence est l’employeur officiel et est responsable de la gestion des fonctions de la paie. Par exemple, les services de paie d’une agence incluent l’établissement et la gestion des calculs de la paie des employés, la déduction appropriée des charges sociales, le paiement à des tiers et la coordination des derniers paiements au moment de la cessation.
- Assumer les fonctions des ressources humaines – Les meilleures agences peuvent gérer pratiquement toutes les fonctions des ressources humaines. Ils offrent des services complets en matière de ressources humaines, y compris la gestion des congés et des congés payés, la gestion des avantages, la mise en place d’une assurance, la gestion des congés annuels.
- Gestion des impôts – Les agences connaissent bien la structure fiscale unique des autres pays et régions. Ils peuvent donner des conseils sur les questions de conformité et s’occuper de toute l’administration fiscale.
- Fournir des services de conseil en immigration – Une agence fiable peut fournir des services de conseil en matière d’immigration et de traitement des visas.
- Projet de contrat de travail conforme – Une agence bien établie entretient des relations avec les administrations locales et régionales. Nous créons des contrats de travail personnalisés, conformes aux lois locales et régionales et approuvés par ces entités, ce qui vous permet d’économiser du temps, de l’argent et de la frustration.
- Recruter les meilleurs talents – Les meilleurs agences peuvent recruter les meilleurs talents du monde entier.
- Employés intégrés – Une agence peut également vous aider dans le processus d’intégration des employés afin de créer une transition transparente vers le lieu de travail.
- Fournir des services juridiques – Les agences les plus sophistiqués fournissent également des services juridiques locaux. Ces services peuvent comprendre la protection de la propriété intellectuelle, la création d’une société en Chine, le respect de toutes les mesures de conformité, la fourniture de conseils en matière d’investissements étrangers, l’assistance en matière de fusion et d’acquisition et la fourniture de conseils juridiques lors de la prise de décisions bancaires et financières.
Il est important de prendre en compte les services fournis par les agences de portage salarial que vous envisagez pour une comparaison équitable.
Avantages de l’utilisation d’une agence de portage salarial
L’utilisation d’une agence peut aider une entreprise à améliorer son efficacité interne, à augmenter sa rentabilité et à en faire un meilleur lieu de travail. Elles permettent aux entreprises de consacrer plus de temps à la vente et à l’amélioration de leur productivité lorsqu’elles se concentrent sur la mission principale de l’entreprise.
Les meilleurs agences aident les entreprises à se développer plus rapidement, améliorent les taux de rétention et aident l’entreprise à réussir. L’Association nationale des PEO a constaté que le taux de rotation du personnel des entreprises travaillant avec une agence était inférieur de 10 à 14%, qu’il était 50% moins susceptible de cesser ses activités et de croître de 7 à 9% plus rapidement que les entreprises ne disposant pas de l’aide d’une agence.
Certains des avantages impressionnants de l’utilisation des agences sont les suivants:
- Accès à de meilleurs avantages – En tant que grand employeur, les agences peuvent souvent offrir de meilleurs avantages aux employés que les entreprises plus petites, notamment une assurance maladie, des régimes de retraite et d’autres avantages.
- Accès à des employés talentueux – Les agences peuvent avoir des liens avec des pools de talents du monde entier et être en mesure de proposer des services de conseil en immigration. Cela permet à l’entreprise d’avoir accès aux meilleurs talents du monde entier.
- Période d’entrée plus courte – L’utilisation d’une agence vous permet de vous lancer sur un nouveau marché en quelques jours.
- Conformité – Les meilleures agences ont établi des relations avec des entités gouvernementales locales et régionales. Ils peuvent utiliser des dispositions de contrat testées pour s’assurer que les contrats de travail sont conformes aux lois du travail du pays et utilisent les meilleures pratiques.
- Service des ressources humaines local – Un service des ressources humaines local peut vous assurer que vous connaissez les lois et les exigences locales.
- Point de contact unique – Avec une agence dédiée, vous pouvez avoir un seul point de contact pour gérer vos opérations de paie dans le monde entier.
- Moins de frustration – Le fait de devoir composer avec plusieurs bureaucraties étrangères constitue souvent un obstacle à l’entrée sur un nouveau marché. Les agences peuvent fournir une option plus pratique.
- Processus simplifié – Les agences peuvent fournir un processus simplifié pour vous aider à gérer vos tâches administratives.
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Les différentes étapes pour évaluer les meilleurs agences de portage salarial
Il existe un certain nombre d’agence de portage salarial sur le marché, mais elles ne sont pas toutes égales. Pour faire le meilleur choix pour votre entreprise, procédez comme suit:
Évaluez les besoins de votre entreprise
Afin de trouver la meilleure agence de portage salarial, vous devez prendre en compte les besoins réels de votre entreprise. Examinez les défis auxquels votre entreprise est confrontée et comment une agence peut atténuer ces préoccupations. Évaluez vos besoins en matière de gestion des risques. Considérez les besoins potentiels tels que:
- Paie – Déterminez si vous avez besoin d’une assistance partielle ou complète de la paie. Les meilleurs agences offrent des processus rationalisés qui peuvent vous faire économiser de l’argent sur les fonctions de back-end. Votre agence doit également connaître les exigences fiscales locales.
- Ressources humaines – Les agences peuvent vous aider à gérer les avantages, à recruter des employés et à participer aux processus d’intégration.
- Gestion des risques – Les meilleurs agences vous aideront à minimiser votre responsabilité dans toutes les facettes possibles.
Déterminez si l’agence de portage salarial est capable de répondre à vos besoins dans chacun de ces domaines.
Déterminer comment les avantages sociaux des employés sont personnalisés
Réfléchissez à la manière dont l’agence adapte les avantages aux employés et si cette approche correspond aux besoins de votre main-d’œuvre. Avoir de meilleurs avantages vous aidera sûrement à attirer les meilleurs talents et à le conserver.
Considérez les assurances fournies par différentes agences, y compris le montant de la couverture, les coûts, les copays et les franchises. En travaillant avec elles, les entreprises peuvent souvent tirer parti de l’accès à des polices d’assurance de masse moyennant des primes moins élevées. Vous pouvez avoir des avantages supplémentaires disponibles par le biais d’une agence, tels que des programmes de bien-être et des prestations de retraite.
Assurez-vous que l’agence offre les avantages qui comptent le plus pour vous et votre personnel.
Évaluer la technologie d’une agence
L’objectif principal d’une agence de portage salarial est de faciliter les tâches administratives. La technologie mise à la disposition de ces grandes entreprises est souvent en mesure d’aider à niveler le terrain de jeu avec les plus grandes entreprises. Les agences peuvent utiliser des portails de paie en ligne facilitant la gestion de la paie, le suivi du temps des employés, le suivi des retenues, la simplification des paiements d’indemnisation et l’accès aux informations relatives à la paie.
De plus, l’agence peut avoir d’autres outils en place pour aider à garder une trace de la documentation d’emploi et des avantages. Renseignez-vous sur la technologie et les outils que votre agence utilisera.
Rencontrez les membres clés du personnel
Lorsque vous avez réduit votre liste d’agences, assurez-vous de rencontrer personnellement les membres clés du personnel avec lesquels vous et votre personnel allez travailler. Interrogez-les et rencontrez leurs représentants dans leurs bureaux, si possible.
Au cours de cette réunion, posez des questions sur les compétences et l’expérience pertinentes avec des questions telles que:
- Quelle est votre expérience en tant qu’agence ?
- Avec quelles industries avez-vous travaillé ?
- Quelles sont les certifications de votre agence ?
- Êtes-vous en conformité avec toutes les directives et entités gouvernementales pertinentes ?
- Combien de personnes compte votre personnel ?
- Quel est le parcours de vos collaborateurs ?
- Depuis combien d’années êtes-vous en affaires ?
- Comment pouvez-vous aider avec mon entreprise ?
Demander des références
Les meilleurs agences seront disposés à vous fournir une liste complète de clients et de références professionnelles pouvant confirmer leur histoire et la qualité de leurs services. Une fois que vous avez reçu cette liste, commencez à les contacter pour en savoir plus sur l’agence.
Effectuer une analyse de diligence raisonnable sur l’agence
Il est important de faire preuve de diligence raisonnable sur une agence afin d’examiner son histoire, son expérience et ses qualifications. Effectuez une vérification des antécédents de l’agence et examinez ses certifications et qualifications pour vous assurer qu’il est conforme à toutes les entités gouvernementales et agences de certification.
Déterminer si l’agence adhère depuis longtemps aux pratiques de performance professionnelle du secteur. Déterminez le nombre d’entreprises avec lesquelles elle est partenaire, si elle a de l’expérience dans votre secteur d’activité, son taux de fidélisation de la clientèle et le nombre d’employés qu’il représente.
Revoir le contrat
Avant d’accepter de travailler avec une agence de portage salarial, veillez à lire attentivement le contrat de service. Assurez-vous qu’il contient tous les accords que vous avez conclus avec elle. Lisez attentivement vos responsabilités et celles de l’agence.
En savoir plus
Une agence peut être un atout considérable pour votre entreprise, car il vous permet d’impartir des tâches fastidieuses et chronophages afin que vous puissiez vous concentrer sur votre croissance et vos opérations. Cependant, il n’est pas toujours facile de choisir la bonne agence pour vous. Il est important de vous concentrer sur les besoins de votre entreprise et d’effectuer une comparaison point par point des différentes agences que vous envisagez. Assurez-vous que l’agence de portage salarial assure la gestion des risques, les ressources humaines, la paie et les autres services nécessaires pour votre entreprise. La bonne agence peut vous aider à éviter les pièges et à augmenter votre rentabilité.
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