Les bons gérants d’entreprise savent que certaines tâches sont mieux exécutées en interne tandis que d’autres sont mieux externalisées. La paie est une fonction administrative qui peut facilement être externalisée, mais uniquement si vous travaillez en partenariat avec la bonne agence. L’externalisation de la gestion de la paie peut offrir plusieurs avantages comme:
- Économiser de l’argent
- Vous permettre de vous concentrer sur votre entreprise
- Gagner du temps
- Rester en conformité avec les réglementations gouvernementales
- Bénéficier des conseils d’un expert
Quels Sont les Avantages de l’Externalisation de la Gestion de la Paie?
Voyons ici les avantages les plus importants de l’externalisation de la gestion de la paie une par une.
Économiser de l’argent
L’externalisation de la paie est souvent une alternative intéressante à l’exécution de cette tâche en interne car elle peut vous permettre d’économiser de l’argent. Prendre soin de la paie en interne n’est pas toujours l’approche la plus rentable. Tout d’abord, vous devez investir dans des ressources supplémentaires pour commencer, telles que:
- Équipement informatique
- Programmes comptables manuels ou électroniques
- Formation pour utiliser correctement le programme dans vos départements RH et finances
De plus, les employeurs doivent se tenir au courant des modifications des règles fiscales, du personnel et des délais comptables. L’omission de ces changements importants peut être très coûteuse et exposer l’entreprise à une responsabilité supplémentaire.
Le meilleur moment pour externaliser la gestion de la paie est lorsque vos employés travaillent avec des quantités d’heures variables et que vous devez payer des charges sociales pour plusieurs régions, vous perdez de l’argent en effectuant un chronométrage manuel ou vous allez avoir un taux de roulement élevé. Dans ces situations, l’externalisation de la paie peut vous faire gagner du temps et de l’argent.
Concentrez-Vous Sur Votre Entreprise
La paie n’est pas une fonction essentielle de votre entreprise, ce qui signifie qu’elle ne vous aide pas à générer des revenus pour votre entreprise.
Parce qu’il s’agit d’une fonction non essentielle, plus vous y consacrez du temps et des ressources, moins vous disposez de temps pour vous concentrer sur les compétences essentielles de votre entreprise. En laissant un expert contrôler le traitement de la paie, vous pouvez mieux utiliser votre temps dans vos domaines d’expertise, tels que le service client, l’établissement de nouveaux contacts commerciaux, le réseautage ou la garantie de la qualité de votre produit ou service.
Gagner Du Temps
Que vous ayez 10 ou 100 employés, la gestion de la paie demande beaucoup de temps et d’attention. Vous ou votre personnel devrez peut-être saisir des données détaillées. Le processus de paie qui prend du temps peut impliquer:
- Calcul de la paie pour chaque période
- Impression, signature et distribution des chèques de paie au personnel
- Calcul et versement des charges sociales
- Création de rapports pour un comptable
Lorsque vous considérez le temps nécessaire à la paie et les coûts associés à son exécution, vous pouvez conclure que l’un des principaux avantages de l’externalisation de la paie est le temps que vous pouvez gagner en déléguant cette fonction à un fournisseur de services de confiance. Le temps, c’est de l’argent, au final.
En outre, l’externalisation de la paie peut vous aider à éviter les pertes de temps inattendues qui peuvent survenir si vous faites une erreur de paie ou si vous recevez un avis d’audit inattendu. Votre fournisseur de services peut vous aider à éviter ces erreurs et à répondre aux besoins de votre entreprise, afin que le temps de votre personnel puisse être mieux consacré aux fonctions essentielles.
Conformité aux Réglementations Gouvernementales
L’une des tâches les plus ardues pour les petites et moyennes entreprises est de se conformer aux réglementations gouvernementales, en particulier lorsque des gouvernements étrangers sont impliqués.
Les entreprises peuvent avoir besoin d’avoir une compréhension approfondie des différentes réglementations pour éviter de se heurter à des réglementations pertinentes, comme dans les domaines suivants:
- Droit du travail
- La loi sur l’immigration
- Lois fiscales
- Droit des assurances sociales
- Loi sur la discrimination
Ces règles et règlements sont très techniques. De plus, il peut y avoir des variations régionales, de sorte que les employeurs doivent comprendre les lois nationales ainsi que les lois régionales.
En Chine, par exemple, les employeurs doivent retenir et verser le montant approprié des impôts par ville; il n’y a pas de frais standard. Ces types de règles changent souvent, et l’entreprise doit se tenir informer.
En externalisant la paie à un fournisseur de services de confiance, vous déléguez cette tâche à une entreprise qui connaît les réglementations locales et nationales.
Vous pouvez éviter des pénalités ou des audits inutiles déclenchés par votre non-conformité. Une bonne agence s’assurera que votre processus de paie est conforme aux directives pertinentes en vigueur et s’assurera que vous avez une bonne compréhension des lois sur la paie dans le pays où votre entreprise opère.
Bénéficier des Conseils d’un Expert
Travailler avec un gestionnaire de paie externalisé signifie que vous bénéficiez de leurs années d’expertise. Cet accès instantané est particulièrement important si vous travaillez dans plusieurs juridictions et avez besoin d’un expert qui connaît toutes les règles et réglementations locales.
Les gestionnaires de paie externalisés embauchent des personnes qui ont une compréhension approfondie des lois et règlements sur la paie, y compris les questions complexes de taxe sur les salaires.
Conseils pour Trouver une Agence Pour Externaliser de la Gestion de Votre Paie
Maintenant que vous connaissez la différence qu’un gestionnaire de paie externalisé peut faire pour votre entreprise, vous devez savoir comment trouver un fournisseur de services de confiance. Tenez compte des conseils suivants lorsque vous recherchez une agence:
- Recherchez une agence réputée – Lorsque vous traitez des informations sensibles et confidentielles, vous avez besoin d’une entreprise avec une réputation exemplaire. De plus, recherchez un fournisseur de paie qui a de solides antécédents au service des entreprises de votre taille et de votre secteur.
- Demandez quels services sont fournis – Un bon gestionnaire de paie offrira des services supplémentaires qui complètent le traitement de la paie, y compris le conseil en visa, les services de portage salarial et une assistance RH. Le fournisseur peut également fournir une préparation fiscale. Tenez compte de l’étendue exacte des services que vous recevez lorsque vous comparez des devis.
- Assurer une sécurité maximale – La plupart de vos informations de paie sont accessibles par voie électronique, ce qui est utile pour être plus mobile. Cependant, vous souhaitez également vous assurer que ces informations seront stockées en toute sécurité.
- Renseignez-vous sur les capacités de conformité réglementaire – Renseignez-vous auprès de votre fournisseur potentiel sur la façon dont il se tient au courant des changements dans la loi et assurez-vous que votre entreprise restera conforme à tout moment.
Avant de rencontrer un fournisseur potentiel, préparez une liste de questions sur les services que vous envisagez. Un bon fournisseur de paie passera le temps nécessaire pour vous expliquer ses services et la valeur qu’ils peuvent apporter à votre entreprise.
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