¿Qué es una OPE? Todo lo que necesita saber acerca de una Organización Profesional de Empleo

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¿Qué es una Organización Profesional de Empleo?

Una Organización Profesional de Empleo (OPE) brinda servicios de administración de Recursos Humanos y asistencia administrativa. En resumen, actúa como empleador de una plantilla laboral en representación de la empresa que la ha contratado. Los servicios que ofrece una OPE pueden variar, pero suelen incluir proceso de nóminas, reclutamiento, contratación, administración de beneficios y soluciones de recursos humanos, reduciendo notablemente tanto el tiempo como la inversión requeridas para que una organización funciona con éxito.

Involucrar a una OPE es una opción muy común para start-ups y empresas en crecimiento que requieren soporte administrativo. Más adelante, en el apartado ¿Cuáles son los beneficios de una OPE global?, hablaremos de los beneficios de involucrar a una OPE en el proceso.

Qué es una OPE

¿Qué proceso sigue una Organización Profesional de Empleo?

Las OPEs contratan directamente a los empleados y llevan a cabo trabajosa administrativos relacionados a recursos humanos como nóminas, beneficios e impuestos esenciales. Mientras tanto, la empresa contratante lleva el día a día con sus empleados. Bajo este acuerdo, la OPE actúa como  “Employer of Record” o Empleador Legal, para fines fiscales y de seguros, todo mientras se hace cargo de diversas responsabilidades administrativas y de cumplimiento. Sin embargo, todos los empleados reciben instrucciones y tareas por parte de la empresa cliente.

En algunos mercados, las OPEs son llamadas co-empleadores. Podemos brindar más información en el esquema titulado co-employment que encontrará más abajo.

Asociarse con una OPE puede reducir significativamente los costes para las empresas debido a que una OPE especializada ofrece servicios más eficientes que la empresa en sí misma.

Las tareas de la OPE serán acordadas en un acuerdo escrito entre la OPE y la empresa- Este acuerdo duele cubrir:

  • Administración de nómina
  • Impuestos esenciales (Los de la nómina, por ejemplo) y cumplimientos fiscales
  • Administración de los beneficios de empleado (por ejemplo: seguro de salud, compensaciones, planes de pensiones)
  • Administración de recursos humanos (RR.HH.)

Es también habitual que los acuerdos de la OPE cubran servicios relacionados como reclutamiento y contrataciones.

Breve historia de las OPEs

Una OPE no es un nuevo concepto de negocio. Llevan existiendo varias décadas, sin embargo, las OPEs son cada día más populares.

Las OPEs, como se les conoce ahora, surgieron en la década de los años 80s. Sin embargo, el concepto de ‘arrendamiento de empleados’, existe desde los 60s. Marvin Selter popularizó el modelo cuando alquiló empleados a la oficina de un médico en California. Como veremos más adelante, el arrendamiento de empleados es un modelo de negocio más antiguo que una OPE, con similitudes y diferencias.

Las OPEs comenzaron en Estados Unidos como entidades que suministraban servicios de proceso de nóminas a empresas en los años 80. Posteriormente, surgieron asuntos por resolver relacionados con cumplimiento laboral. Como resultado, los gobiernos endurecieron sus leyes de RR.HH. y empleo para proteger los intereses de los empleados.

Dichas leyes hicieron que la administración de recursos humanos fuese cada vez más complicada y demandante de tiempo. Las funciones de RR.HH. dentro de las organizaciones necesitaban expandirse, derivando en un incremento en costes. Asumir estos costes ha sido especialmente complicado para PyMEs y start-ups, por lo que cada vez es más común externalizar las funciones administrativas y de RR.HH.

¿La solución? Una OPE

Las estadísticas muestran que los dueños de empresa que no cuentan con una OPE pasan aproximadamente un 25% de su tiempo en papeleo relacionado con sus empleados. Se sabe también que las empresas de EUA invierten demasiado dinero y tiempo en cumplimiento labora. Las cifras son $6.795 y $5.000 USD respectivamente por año y por empleado.

Las empresas que han usado una OPE por lo menos un año tienen un 50% más de posibilidad de sobrevivir. Una OPE mitiga también las bajas laborales, entre 10 y 14% menos por año.

Como resultado de estas ventajas, involucrar a una OPE se ha convertido en una solución efectiva para reducir costos y asegurar el cumplimiento de las complicadas leyes laborales a las que se enfrentan las PyMEs.

Hoy en día hay más de 150,000 start-ups y PyMEs utilizando una OPE. Tan solo en Estados Unidos existen 800 OPE a lo largo de sus 50 estados.

Las leyes de cumplimiento laboral son cada día más complicadas y la expansión internacional crece cada día más por lo que una OPE será cada vez más importante en el modelo de negocios de muchas empresas.

¿En qué se diferencia una OPE del coempleo? 

El término ‘coempleo’  muchas veces se usa al referirse a una OPE. Sin embargo, es más acertado referirse al coempleo como una forma específica de OPE ofrecida en algunos países. Así que ¿qué es el coempleo?

Coempleo se refiere a dos distintas empresas (una de las cuales suele ser una OPE) que tienen los derechos y obligaciones de un empleador. Una de las empresas es el ‘empleador operativo’ y se encarga del día a a día de los empleados. La otra empresa es el ‘empleador administrativo’ y es la responsable de los procesos de nómina, administración de beneficios y funciones relacionadas.

En el caso del coempleo, como son dos empresas con derechos y obligaciones sobre un empleado, se suele establecer un acuerdo tripartito en el cual las tres partes acuerdan sus derechos y obligaciones.

¿Cuál es la diferencia entre una OPE y empresas de arrendamiento de empleados? 

Las OPEs suministran servicios administrativos y de cumplimiento a la empresa cliente y sus empleados. En cambio, una empresa de arrendamiento de empleados provee a sus propios empleados, la mayoría de las veces de forma temporal, a su cliente (la empresa). Una vez completada la tarea asignada, los empleados regresan a la empresa arrendadora para ser alquilados a otra empresa cuando sea necesario.

Las OPEs surgieron del modelo de arrendamiento de empleados por lo que ambos términos suelen confundirse. 

Un acuerdo similar es aquel con una ETT quien recluta a sus propios empleados, casi siempre de manera temporal. Esto es muy común en casos de trabajos administrativos o manual, dónde a veces se necesitan sustituciones. 

¿Cuál es la diferencia entre Externalización de Recursos Humanos y Externalización de Servicios Administrativos? 

Cuando hablamos de externalización Recursos Humanos, hablamos de que otra empresa organice su estrategia de RR.HH. o que suplemente a su fuera laboral existente. Durante este proceso, el cliente será quien mantenga la responsabilidad y control último de RR.HH.  

Sin embargo, la Externalización de Servicios Administrativos es mucho más amplia. Puede llevar los procesos de la OPE (nóminas, beneficios y todo lo relacionado con cumplimiento RR.HH.) con la diferencia de que no actuarán como Employer of Record o Empleador legal de la plantilla de la empresa. 

¿Cuál es la diferencia entre una OPE y una umbrella company? 

Una umbrella company contrata empleados que trabajan con contratos temporales, comúnmente a través de un intermediario o agencia de reclutamiento. Esta complicada estructura puede ejemplificarse de la siguiente manera:  Imagine que el ministro de Andares Raros necesita contratar a analistas para un proyecto temporal (Por ejemplo, las implicaciones del Brexit para dicha empresa). Podrían recurrir a una empresa de reclutamiento quien buscaría a estas personas, sin embargo, al encontrarlas, no sería la empresa de reclutamiento quien los contrate, sino la Umbrella Company.  

En términos generales, una umbrella company (muy populares en el Reino Unido), no brinda una gama completa de servicios administrativos y de RR.HH. como una OPE. Su principal propósito es el proceso de nóminas e impuestos.

¿Cómo funcional una OPE Internacional o Global? 

No todas las OPEs internacional o globales (se usan ambos términos) ofrecen la misma gama de servicios. Una OPE internacional ofrece más servicios que una OPE doméstica, ayudando a sus clientes con la expansión. Los servicios específicos que brinda la OPE son especificados en el acuerdo entre ambas partes.

Servicios que ofrece una OPE

Recursos Humanos (RR.HH.)

Las OPEs globales son expertas en leyes y regulaciones locales. Ayudan a empresas extranjeras a adherirse a las leyes. Pueden también proporcionar contratos laborales que se adhieran a las regulaciones locales y nacionales, así como a las normativas del mercado. 

Servicios de Nómina

Las OPEs globales manejan el proceso de nóminas en cumplimiento con las reglas de su propia jurisdicción. Esto involucra procesos manuales y automatizados que aseguran que el empleado reciba la nómina o salario correcto con sus debidas retenciones. 

Administración de beneficios

Una OPE Global administra todos los beneficios de empleados. Esto incluye vacaciones, ausencias, seguros, compensaciones y contribuciones para el retiro. Debido a las economías de escala, una OPE global puede proporcionar grandes ahorros en beneficios obligatorios que una empresa por sí misma.  Una OPE global se asegura de que se hagan las deducciones y retribuciones pertinentes en la nómina. También mira regularmente que se estén cumpliendo las normas y que se esté alineado con la oferta del mercado local. 

Impuestos

Las OPE calculan y pagan los impuestos requeridos de los empleados de la empresa contratante. Se aseguran de que las empresas optimicen sus impuestos al asegurar que se realizan todas las deducciones permitidas en el país dónde se establezcan. 

Servicios de riesgo y cumplimiento

Las OPE globales ayudan a minimizar cualquier riesgo relacionado con una expansión global. Una Start-up o PyME puede no tener los recursos o sabiduría local para conocer los riesgos asociados a la expansión a determinado país. 

Las OPE globales pueden proporcionar orientación sobre los riesgos asociados a los diferentes modelos comerciales de expansión (por ejemplo, establecer una empresa local frente a la contratación de una OPE global). Las OPE globales están particularmente familiarizadas con los riesgos asociados con la gestión de empleados en otra jurisdicción, como quejas/demandas de empleados, requisitos de seguridad en el lugar de trabajo y gestión de la compensación de trabajadores.

Servicios adicionales que ofrecen las principales OPEs globales

Los servicios globales de una OPE no son todos iguales. Hemos descubierto que la amplia gama de servicios que ofrece una OPE global se complementa con una gama de otros servicios que ayudan a facilitar las expansiones internacionales. En New Horizons Global Partners vamos más allá de los servicios básicos y brindamos una gama de servicios asociados para la expansión en el extranjero. Estos servicios pueden variar entre diferentes países y sus leyes aplicables.

Dichos servicios incluyen los siguientes:

  • Movilidad Global Esto significa apoyar a las empresas en la transferencia o adscripción de personal (por ejemplo, personal de la oficina central) en la solicitud de visas y otros asuntos de inmigración.
    • Legalidad y cumplimiento

A veces, se requieren servicios legales especializados para respaldar la expansión internacional, como acuerdos tripartitos o contratos con agentes locales. New Horizons Global Partners puede ayudarle con esto.

    • Configuración de entidad global

En algunos casos, puede buscar establecer una entidad legal local (como una subsidiaria de su corporación multinacional). New Horizons Global Partners puede ayudarle a hacer esto.

    • Declaraciones de impuestos anuales/trimestrales

Podría estar sujeto a una serie de impuestos que no están relacionados con la nómina en su país de expansión. Esto puede incluir el impuesto sobre la renta de las empresas, el impuesto sobre el volumen de negocios (por ejemplo, GST, IVA o impuestos sobre las ventas) o impuestos sobre las transacciones digitales. Podemos ayudarle garantizando el cumplimiento total de los informes de estas obligaciones fiscales.

    • Servicios de formación, incorporación y reubicación

Brindamos capacitación para apoyar a su fuerza laboral en el país objetivo de expansión.

    • Selección y verificación de antecedentes

A través de nuestros servicios de contratación, utilizamos publicidad tradicional, así como nuestra red global de contactos comerciales para identificar una selección de empleados potenciales para su aprobación final.

    • Servicios generales de gestión de recursos humanos, incluida la gestión del desempeño de los empleados.
    • Asesoramiento en estudios de mercado y entrada en el mercado

Podemos asegurarnos de que su expansión internacional esté basada en información actualizada sobre el mercado local y el cumplimiento.

Muchas de estas soluciones implican la utilización de las últimas innovaciones tecnológicas, que pueden ser apropiadas para una empresa cliente dentro de su país de expansión. En New Horizons Global Partners, personalizamos nuestras ofertas para satisfacer las necesidades de su negocio.

¿Cuáles son los beneficios de utilizar una OPE global?

Los OPE globales cuentan con especialistas con experiencia en funciones de recursos humanos, impuestos, legales y de nómina. Tener un acuerdo comercial con una OPE global permite a una empresa expandirse más rápido, de manera más asequible y con menos riesgo que otras alternativas.

Algunos de los beneficios más importantes de utilizar una OPE global se describen a continuación:

Costes reducidos  

El uso de una OPE le permite eliminar los costosos y lentos procesos de establecimiento. El mayor ahorro de costos proviene de no tener que establecer una entidad legal separada. Se pueden lograr otros ahorros importantes mediante:

  • Procesos de nómina y cumplimiento optimizados, que ya están optimizados para las condiciones locales.
  • Un proceso de incorporación eficiente para el personal nuevo.
  • Acceso a ofertas rentables para los beneficios de los empleados (como proveedores privados de seguro médico y compensación para trabajadores).
  • Evitar las sanciones por cumplimiento y las acciones de aplicación, como resultado de una comprensión deficiente del entorno local.

Según la Asociación Nacional de Organizaciones de Empleadores Profesionales, las pequeñas empresas que trabajan junto con las OPE tienen una tasa de rotación de empleados que es de un 10% a un 14% menor que las empresas que operan por su cuenta. Estos negocios también crecen a un ritmo entre un 7% y un 9% más rápido que sus contrapartes. Si bien la investigación se relaciona con las OPE nacionales, estamos viendo resultados similares con las OPE internacionales.

Entrada más rápida al mercado 

Su empresa no tiene que esperar a los procesos burocráticos necesarios para establecer una entidad así que puede usted entrar al mercado y aprovechar las oportunidades que brinda antes. La mayoría de las veces puede estar operando con empleados en solo días. 

También se ahorra tiempo debido al apoyo que una OPE brinda al reclutar personal, cumplimiento con RR. HH, impuestos y regulaciones.

Nómina en cumplimiento

Cumplimiento general

Uno de los beneficios más importantes de utilizar una OPE experimentada es poder subcontratar la compleja tarea del cumplimiento normativo a un experto local.

Las empresas extranjeras pueden dudar si involucrarse con agencias gubernamentales. Una OPE internacional puede ayudar a guiar a las empresas clientes a través del proceso de contratación de empleados internacionales de manera compatible. También ayudan a las empresas a compensar a sus empleados de acuerdo con las leyes y regulaciones locales y romper la relación laboral si es necesario.

Además, las OPE internacionales garantizan que las empresas retengan la cantidad correcta de impuestos de la compensación de un empleado; y que los empleados reciban sus beneficios legales, de conformidad con las leyes locales.

Procedimientos simplificados de cancelación de registro y cancelación

Las leyes relativas a la liquidación de una empresa son complejas y pueden resultar en una salida prolongada y costosa de un mercado extranjero. La falta de liquidación adecuada de un negocio en el extranjero puede resultar en la acumulación continua de obligaciones tributarias, incluso para un negocio no operativo. Además, se pueden aplicar sanciones importantes a la empresa y a cualquiera de sus directores. Esto podría conducir a una situación en la que la participación futura en ese mercado se vuelva mucho más desafiante.

Con una OPE global, los objetivos clave de la expansión internacional se pueden lograr con menos esfuerzo, tiempo y costos.

Probar un nuevo mercado sin asumir tantos riesgos

Para crecer internacionalmente, muchas empresas optarán por probar un nuevo mercado. Al contratar los servicios de una OPE global, las empresas extranjeras pueden mitigar el costo de construir una nueva sucursal o subsidiaria.

Asociarse con un experto local ayuda a reducir el riesgo y brinda tranquilidad. Las leyes relacionadas con el empleo, los impuestos y los beneficios para los empleados cambian constantemente. Una OPE especializada se mantiene actualizado con estos cambios, lo que significa que puede estar seguro de que su negocio funciona de manera compatible.

Las OPE especializadas tienen expertos internos locales que investigan y monitorean cuidadosamente cualquier cambio en el mercado. Esto asegura que sus clientes siempre cumplan con las normas, incluso en medio de cambios legislativos.

Una OPE global ayudará a una empresa extranjera a expandir su negocio en el extranjero de forma rápida y eficaz. Cuando los recursos humanos y las tareas administrativas se subcontratan a una OPE, la empresa puede concentrarse en objetivos comerciales más importantes. Los fondos ahorrados mediante la contratación de una OPE se pueden utilizar para expandir aún más un negocio.

¿Qué limitaciones existen contratando a una OPE global?

Si bien no existen desventajas en el uso de una OPE global, existen algunas circunstancias en las que puede no ser la mejor opción. Es preferible contratar una OPE global cuando necesita una entrada rápida y rentable a un nuevo mercado, mientras hace crecer su empresa internacional o prueba el mercado.

A medida que su negocio crece, puede tener sentido hacer la transición de una OPE global a una entidad local en su país de expansión. Puede ser mejor realizar la transición a una entidad local en los siguientes casos:

  • Tiene suficientes empleados en el país de destino para justificar tener su propio procesamiento de nómina y funciones de recursos humanos. En estos casos, aún puede optar por subcontratar algunas funciones administrativas, con el fin de lograr ahorros de costos importantes.
  • El tamaño de su presencia en el país de destino significaría que existen beneficios de marketing al tener una presencia de marca en ese país.
  • Se beneficiaría de poder realizar transacciones con otras empresas locales, totalmente reguladas por la legislación local.
  • Esto brinda acceso a subsidios y reembolsos que requieren un país incorporado localmente.

Para obtener más información, consulte ¿Debería cambiar de una OPE global a una entidad local?

¿Quién debería usar una OPE global? 

Las empresas que quieran expandirse en el extranjero deberían considerar una OPE global. Se les proporcionará asistencia de recursos humanos, cumplimiento de empleo, nómina y funciones fiscales. Las empresas emergentes, pequeñas, medianas e incluso de Fortune 500 han utilizado con éxito las OPE.

Por ejemplo, una empresa exportadora de vino que utilizó New Horizons Global Partners pudo desarrollar su marca entre los importadores chinos y establecer nuevas relaciones comerciales con socios chinos locales. Todo esto ocurrió dentro de los seis meses posteriores a la contratación de nuestros servicios OPE.

Las OPE globales no solo ofrecen funciones de recursos humanos más rápidas y rentables. También proporcionan experiencia legal y estatutaria ideal para los requisitos de cumplimiento. Esto se opone a las empresas nuevas y pequeñas, que normalmente no poseen esas capacidades propias.

Las grandes corporaciones, incluidas las que pertenecen a Fortune 500, también pueden beneficiarse de una OPE global. Esto es especialmente cierto en situaciones en las que la empresa está expandiendo su negocio a varios países.

No importa qué tan bien financiada esté una organización, los costos de establecer una infraestructura de recursos humanos y nómina que cumpla con los requisitos en el extranjero pueden ser demasiado altos. Las OPE globales mitigan la necesidad de dicho gasto.

Además del ahorro de costes, la expansión internacional se puede lograr de forma más rápida y eficaz.

Las empresas utilizan una OPE independientemente de su sector o industria. Estas industrias pueden incluir las siguientes:

  • Contabilidad
  • Contabilidad/auditoría
  • Inmobiliarias
  • Fabricación
  • Servicios de salud
  • Servicios informáticos
  • Seguros
  • Eléctricas
  • Legal
  • Valores
  • Mayorista/Minorista
  • Tecnología, etc.

Costes de los servicios de una OPE global 

Los costos de una OPE varían según el tipo de servicios requeridos.

La ubicación del negocio también será un factor determinante. La mayoría de las OPE cobran a la empresa cliente una tarifa fija anual por cada empleado. Algunos también cobran un porcentaje del salario del empleado.

Esta tasa puede ser mayor según los términos del acuerdo. Por ejemplo, el cliente puede querer proporcionar una contribución adicional a los beneficios y salarios de los empleados existentes. Cuantas más tareas se requieran, mayor será la tasa.

Algunas OPE también basan sus tarifas en factores como el nivel de riesgo de la empresa, la calificación crediticia y el historial de beneficios. Debido a estos factores, las tasas pueden ser más altas.

Las empresas deben investigar y seleccionar la OPE que ofrezca la mejor relación calidad-precio. Una OPE debe ofrecer servicios rentables y de alta calidad que sean relevantes para las necesidades de una empresa.

¿Quiere saber más de una OPE global?

Dado el número de OPEs en la actualidad, elegir la adecuada para su negocio puede resultar abrumador. Cuando se asocia con la OPE global de New Horizons, su empresa puede acceder a los mercados internacionales emergentes; sin necesidad de establecer una entidad local o subsidiaria. Y al acelerar su acceso compatible a nuevos mercados en días, no en meses, su empresa puede ahorrar miles de dólares en costos de expansión.

Póngase en contacto con New Horizons Global Partners y descubra cómo nuestro PEO global puede acelerar su expansión internacional compatible.

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