Ein vollständiger Leitfaden zur internationalen Lohn- und Gehaltsabrechnung

Wie sollte Ihr internationales Unternehmen die internationale Gehaltsabrechnung am besten verwalten? Es gibt Hinweise darauf, dass die internationale Lohnabrechnung bereits ein strategischer Schwerpunkt für multinationale Unternehmen ist: In einer Deloitte-Umfrage unter internationalen Unternehmen von 2018 gaben 49 Prozent an, dass sie eine globale Lohn- und Gehaltsabrechnungsstrategie verfolgen oder beabsichtigen, eine umzusetzen.

Hier stellen wir einige der wichtigsten Herausforderungen für die internationale Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Schritte vor, die Sie unternehmen sollten, um sich dieser Herausforderung zu stellen.

Die operative Herausforderung für die globale Lohn- und Gehaltsabrechnung

Einige der Herausforderungen beim Betrieb einer internationalen Lohn- und Gehaltsabrechnung sind:

  • Überweisungs- und Zahlungsmethoden verwalten. In einigen Ländern haben Arbeitnehmer weiterhin das Recht, die Zahlung per Scheck zu verlangen. Unternehmen müssen prüfen, welche Zahlungsmechanismen sie in verschiedenen Ländern im Rahmen des Gesetzes zulassen. Das Vorhandensein mehrerer Abrechnungsmethoden kann zeitaufwändig und kostspielig sein und zu einer erhöhten Fehlerrate führen;
  • Sofortige Fehlerkorrektur. Eine gewisse Menge an Fehlern ist bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung unvermeidlich. Unternehmen, die nicht über einen Prozess verfügen, um diese Fehler zu erkennen und umgehend zu korrigieren, können jedoch viel Zeit damit verlieren;
  • Bilanzierung von Urlaub und Abwesenheit von Mitarbeitern. Dies ist ein allgemeiner Knackpunkt für Lohnverarbeitungssysteme. Systeme benötigen eine Möglichkeit, die Auswirkungen von Urlaub und Abwesenheit von Mitarbeitern auf deren Gehaltsabrechnung automatisch zu berücksichtigen. Da in vielen Unternehmenssystemen Mitarbeiter oder deren Manager diese Abwesenheiten immer noch manuell verwalten müssen, besteht ein erheblicher Spielraum für durch Menschen verursachte Fehler;
  • Integrierte Softwaresysteme. Abrechnungsfehler treten regelmäßig auf, wenn eine Trennung zwischen Personal-Softwareplattformen (HR) und Abrechnungsverarbeitungsplattformen besteht. Nicht alle Organisationen haben diese Systeme integriert, insbesondere über internationale Grenzen hinweg;
  • Internationale Variationen. Wenn Mitarbeiter auf mehrere verschiedene Länder verteilt sind, müssen internationale Unternehmen die Spannung zwischen den Unterscheiden bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung in den einzelnen Ländern (siehe z. B. die spezifischen Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung in China oder Australien) auf der einen Seite und der Bedeutung der Umsetzung unternehmensweiter Richtlinien auf der anderen Seite bewältigen.

Die Compliance-Herausforderung für die globale Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Verantwortung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung an mehreren internationalen Standorten bedeutet, sicherzustellen, dass komplexe Lohn- und Gehaltsabrechnungsanforderungen für jeden Standort gelten. Einige Dinge, die berücksichtigt werden müssen, sind:

  • Richtige Berechnung der einzubehaltenden Einkommenssteuer. Die Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, dass der korrekte Steuerbetrag einbehalten und an die Steuerbehörden in jedem Land, in dem sie tätig sind, übermittelt wird. Eine damit verbundene steuerliche Frage ist, ob die Anwesenheit von Arbeitnehmern in einem Land eine „Betriebsstätte“ schafft und das Unternehmen an diesem Standort zur Zahlung von Unternehmenseinkommen verpflichtet;
  • Einbehaltung/Abzug von Beiträgen für Arbeitnehmerleistungen. Dies bedeutet, dass die korrekten Beträge für Leistungen an Arbeitnehmer wie der Krankenversicherungsbeitrag und die Rentenbeiträge gezahlt werden;
  • Datenschutz. Die Gehaltsinformationen enthalten personenbezogene Daten von Mitarbeitern, die durch eine Reihe von Datenschutzgesetzen geschützt sind, darunter die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) für Mitarbeiter in der Europäischen Union, das kalifornische Verbraucherschutzgesetz für Kunden mit Sitz in Kalifornien und das chinesische Zivilgesetzbuch für Mitarbeiter mit Sitz in China (tritt am 1. Januar 2021 in Kraft). Die Lohn- und Gehaltsabrechnung muss über Systeme verfügen, die diese Informationen vor unbefugter Verarbeitung oder Offenlegung schützen.

Mögliche Lösungen für Herausforderungen bei der globalen Lohn- und Gehaltsabrechnung

Was kann ein internationales Unternehmen angesichts der damit verbundenen Herausforderungen tun, um seine Lohn- und Gehaltsabrechnung zu verbessern? Mögliche Optionen:

  • Regionale Hubs für die Lohn- und Gehaltsabrechnung einrichten. Wenn ein Unternehmen beispielsweise mehrere Standorte in Asien hat, verarbeitet es möglicherweise die Gehaltsabrechnung an nur einem Standort. Dies schafft ein Gleichgewicht zwischen einer vollständig lokalisierten Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Reduzierung der möglichen Kosten für die Verdoppelung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen;
  • Prozesse und Richtlinien zur Qualitätsverbesserung definieren. Während ein gewisses Maß an Fehlern unvermeidlich ist, benötigen internationale Unternehmen Systeme zur Überwachung ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung anhand einer Reihe von Metriken, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Mögliche Maßnahmen sind beispielsweise die Anzahl der Abrechnungsfehler als Prozentsatz der Gesamtzahlungen und die Anzahl der Tage, die für die Fehlerkorrektur benötigt werden. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung sollte in einem fortlaufenden Zeitplan für die Überprüfung und interne Revision gekennzeichnet werden;
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern. Sie können die Lohn- und Gehaltsabrechnung als eine Form des Business Process Outsourcing (BPO) an einen Dritten vergeben . Dieses Unternehmen ist dafür verantwortlich, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und internen Richtlinien verarbeitet wird. Diese Verpflichtungen sind in einem Dienstleistungsvertrag festgelegt;
  • Eine globale PEO engagieren. Durch diese Option wird eine Global Professional Employer Organization („PEO“) zum legalen Arbeitgeber der Belegschaft in einem bestimmten Land. Ihr Unternehmen (das „Kundenunternehmen“) behält weiterhin die Kontrolle über die Belegschaft, aber die PEO übernimmt alle Haftpflichten des Arbeitgebers, einschließlich der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Der Hauptunterschied zwischen der Verwendung einer globalen PEO und dem Outsourcing besteht darin, dass eine globale PEO die rechtlichen und Verpflichtungen eines Arbeitgebers übernimmt, während dies beim Outsourcing nicht der Fall ist.

Fazit

Die Sicherstellung, dass die internationale Lohn- und Gehaltsabrechnung in verschiedenen Ländern integriert ist und lokale Unterschiede berücksichtigt, ist eine große Herausforderung für internationale Unternehmen. Diese Herausforderung ergibt sich teilweise aus betrieblichen Verarbeitungsproblemen: Verwaltung verschiedener Zahlungsmethoden, sofortige Korrektur von Fehlern, Umgang mit Urlaub und Abwesenheit von Mitarbeitern, Integration von Softwaresystemen und Verwaltung lokaler Abweichungen. Es ist aber auch ein Ergebnis potenzieller Compliance-Risiken, einschließlich Steuer- und Vorsorgeverpflichtungen und Datenschutz.

New Horizons Global Partners unterstützt Unternehmen bei ihrer internationalen Lohn- und Gehaltsabrechnung durch verschiedene Mechanismen.

Wir können eine vollständig ausgelagerte Lösung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung anbieten oder uns als globale PEO engagieren, um der legale Arbeitgeber Ihrer Mitarbeiter zu werden.

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